Regolamento (CE) n. 718/2007 della Commissione del 12 giugno 2007 che attua il regolamento (CE) n. 1085/2006 del Consiglio, che istituisce uno strumento di assistenza preadesione (IPA)

1. Il paese beneficiario designa i seguenti organismi e le seguenti autorità:

1. a) un coordinatore nazionale IPA;

2. b) un coordinatore strategico per le componenti «sviluppo regionale» e «sviluppo delle risorse umane»;

3. c) un funzionario accreditante competente;

4. d) un ordinatore nazionale;

5. e) un fondo nazionale;

6. f) una struttura operativa per ciascuna componente o ciascun programma IPA;

7. g) un'autorità di audit.

2. Il paese beneficiario garantisce che si applichi un'adeguata separazione delle funzioni agli organismi e alle autorità di cui alle lettere da a) a g) del paragrafo 1, in conformità con l'articolo 56, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002.

3. La Commissione conferisce i poteri di gestione al paese beneficiario, in conformità con l'articolo 14 del presente regolamento soltanto in seguito alla designazione e creazione degli organismi e delle autorità di cui al paragrafo 1.

1. Il paese beneficiario nomina un coordinatore nazionale IPA. Il coordinatore è un alto funzionario del governo o della pubblica amministrazione del paese beneficiario incaricato di garantire il coordinamento generale dell'assistenza nell'ambito del regolamento IPA.

2. In particolare, il coordinatore:

1. a) assicura il partenariato tra la Commissione e il paese beneficiario e garantisce lo stretto collegamento tra il processo generale di adesione e l'utilizzo dell'assistenza nell'ambito del regolamento IPA;

2. b) è responsabile, a livello generale, dei seguenti aspetti:

   coerenza e coordinamento dei programmi promossi nell'ambito del presente regolamento,

   programmazione annuale della componente «assistenza alla transizione e sviluppo istituzionale» a livello nazionale,

   coordinamento della partecipazione del paese beneficiario ai pertinenti programmi transfrontalieri, sia con gli Stati membri che con gli altri paesi beneficiari, ai programmi transnazionali o interregionali e a quelli relativi ai bacini marittimi nell'ambito degli altri strumenti comunitari. Il coordinatore nazionale IPA può delegare le funzioni riguardanti tale coordinamento ad un coordinatore della cooperazione transfrontaliera;

3. c) elabora e, previo esame da parte del comitato di sorveglianza IPA, presenta alla Commissione le relazioni annuale e finale IPA sull'attuazione secondo quanto stabilito dall'articolo 61, paragrafo 3, trasmettendone copia all'ordinatore nazionale.

1. Il paese beneficiario nomina un coordinatore strategico per garantire il coordinamento delle componenti «sviluppo regionale» e «sviluppo delle risorse umane» sotto la responsabilità del coordinatore nazionale IPA. Il coordinatore strategico è un'entità della pubblica amministrazione del paese beneficiario non direttamente coinvolta nell'attuazione delle componenti in questione.

2. Il coordinatore strategico assicura in particolare le seguenti funzioni:

1. a) coordinamento dell'assistenza fornita nell'ambito delle componenti «sviluppo regionale» e «sviluppo delle risorse umane»;

2. b) elaborazione del quadro di coerenza strategico secondo quanto stabilito dall'articolo 154;

3. c) coordinamento tra i programmi e le strategie settoriali.

1. Il paese beneficiario nomina un funzionario accreditante competente, che è un alto funzionario del governo o della pubblica amministrazione del paese beneficiario.

2. Il funzionario accreditante competente è responsabile dell'accreditamento dell'ordinatore nazionale e del fondo nazionale e del controllo e della sospensione o revoca di tale accreditamento, in conformità con gli articoli 12 e 15.

1. Il paese beneficiario nomina un ordinatore nazionale, che è un alto funzionario del governo o della pubblica amministrazione del paese beneficiario.

2. L'ordinatore nazionale:

1. a) è responsabile a livello generale, in quanto capo del fondo nazionale, della gestione finanziaria dei fondi UE nel paese beneficiario; è responsabile della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti;

2. b) è responsabile del buon funzionamento dei sistemi di gestione e controllo nell'ambito del regolamento IPA.

3. Ai fini del paragrafo 2, lettera a), l'ordinatore nazionale esegue in particolare le seguenti funzioni:

1. a) garantire la regolarità e legittimità delle operazioni sottostanti;

2. b) elaborare e trasmettere alla Commissione dichiarazioni di spesa certificate e domande di pagamento; l'ordinatore nazionale è responsabile, a livello generale, dell'accuratezza della domanda di pagamento e del trasferimento dei fondi alle strutture operative e/o ai beneficiari finali;

3. c) verificare l'esistenza e la correttezza degli elementi di cofinanziamento;

4. d) garantire l'identificazione e l'immediata notifica di eventuali irregolarità;

5. e) effettuare le necessarie rettifiche finanziarie in collegamento con le irregolarità riscontrate, in base alle disposizioni di cui all'articolo 50;

6. f) fungere da punto di contatto per la trasmissione di informazioni finanziarie tra la Commissione e il paese beneficiario.

4. Ai fini del paragrafo 2, lettera b), l'ordinatore nazionale esegue in particolare le seguenti funzioni:

1. a) essere responsabile dell'accreditamento delle strutture operative e del controllo e della sospensione o revoca di tale accreditamento;

2. b) garantire la presenza e il buon funzionamento dei sistemi di gestione dell'assistenza nell'ambito del regolamento IPA;

3. c) garantire che il sistema di controllo interno riguardante la gestione dei fondi sia efficace ed efficiente;

4. d) fornire relazioni sui sistemi di gestione e di controllo;

5. e) garantire il funzionamento di un adeguato sistema di relazioni e di informazione;

6. f) dare seguito ai risultati dei rapporti di audit elaborati dall'autorità di audit, in conformità con l'articolo 30, paragrafo 1;

7. g) notificare senza indugio alla Commissione, trasmettendo una copia della notifica al funzionario accreditante competente, gli eventuali cambiamenti significativi riguardanti i sistemi di gestione e di controllo.

5. In virtù delle responsabilità stabilite ai paragrafi 2, lettere a) e b), l'ordinatore nazionale redige una dichiarazione annuale di affidabilità, secondo quanto definito all'articolo 27.

1. In conformità con l'articolo 25, paragrafo 5, l'ordinatore nazionale elabora una dichiarazione annuale sulla gestione, sotto forma di dichiarazione di affidabilità, da presentare ogni anno entro il 28 febbraio alla Commissione. L'ordinatore trasmette una copia della dichiarazione al funzionario accreditante competente.

2. La dichiarazione di affidabilità si basa sul controllo, da parte dell'ordinatore nazionale, dei sistemi di gestione e di controllo nel corso dell'intero esercizio.

3. La dichiarazione di affidabilità viene elaborata secondo le disposizioni contenute nell'accordo quadro e include:

1. a) una conferma del buon funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo;

2. b) una conferma riguardante la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti;

3. c) informazioni riguardanti eventuali cambiamenti dei sistemi e dei controlli e elementi a sostegno delle informazioni contabili;

4. Se le conferme richieste in conformità con le lettere a) e b) del paragrafo 3 non sono disponibili, l'ordinatore nazionale comunica alla Commissione le motivazioni e le potenziali conseguenze nonché le misure adottate per porre rimedio alla situazione e tutelare gli interessi della Comunità. L'ordinatore trasmette una copia di tali informazioni al funzionario accreditante competente.

1. Per ogni componente o programma IPA viene istituita una struttura operativa incaricata di curare la gestione e l'attuazione dell'assistenza nell'ambito del regolamento IPA. La struttura operativa è composta da un organismo o da un gruppo di organismi all'interno dell'amministrazione del paese beneficiario.

2. La struttura operativa è responsabile della gestione e attuazione del programma o dei programmi in questione in conformità con il principio di sana gestione finanziaria. A tal fine, essa esegue una serie di funzioni, tra cui:

1. a) elaborare i programmi annuali o pluriennali;

2. b) controllare l'attuazione del programma e guidare i lavori del comitato di sorveglianza settoriale secondo quanto stabilito all'articolo 59, fornendo in particolare i documenti necessari per controllare la qualità dell'attuazione dei programmi;

3. c) elaborare le relazioni settoriali annuali e le relazioni finali riguardanti l'attuazione previste dall'articolo 61, paragrafo 1, e, previo esame da parte del comitato di sorveglianza settoriale, trasmetterle alla Commissione, al coordinatore nazionale IPA e all'ordinatore nazionale;

4. d) garantire che le operazioni siano selezionate ai fini del finanziamento e approvate in conformità con i criteri e i meccanismi applicabili ai programmi, e che esse siano conformi alle pertinenti norme comunitarie e nazionali;

5. e) istituire procedure per garantire la conservazione di tutti i documenti necessari per assicurare un'adeguata pista di controllo, in conformità con l'articolo 20;

6. f) curare le procedure d'appalto, le procedure di assegnazione delle sovvenzioni e la successiva stipula dei contratti e i pagamenti a favore del beneficiario finale nonché i rimborsi da parte di quest'ultimo;

7. g) garantire che tutti gli organismi che partecipano all'attuazione delle operazioni mantengano un sistema contabile separato o una codificazione contabile separata;

8. h) garantire che il fondo nazionale e l'ordinatore nazionale ricevano tutte le informazioni necessarie riguardanti le procedure e le verifiche eseguite in relazione alle spese;

9. i) creare, mantenere e aggiornare il sistema di relazioni e di informazione;

10. j) eseguire controlli per assicurare che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute in conformità con le norme applicabili, che i prodotti o i servizi siano stati forniti in conformità con la decisione di autorizzazione e che le richieste di pagamento da parte del beneficiario finale siano corrette. Tali verifiche riguardano, ove opportuno, gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e materiali delle operazioni;

11. k) garantire l'audit interno dei diversi organismi che costituiscono la struttura operativa;

12. l) garantire la segnalazione delle irregolarità;

13. m) garantire il rispetto dei requisiti in materia di informazione e pubblicità.

3. I capi degli organismi che costituiscono la struttura operativa vengono designati in maniera chiara e sono responsabili delle funzioni attribuite ai rispettivi organismi, in conformità con l'articolo 11, paragrafo 3.

1. Il paese beneficiario designa un'autorità di audit, funzionalmente indipendente da tutti gli attori che partecipano ai sistemi di gestione e di controllo e che rispetta le norme in materia di audit riconosciute a livello internazionale. L'autorità di audit è incaricata di controllare l'efficace e buon funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo.

2. Sotto la responsabilità del suo capo, l'autorità di audit cura in particolare le seguenti attività:

1. a) nel corso di ogni anno, essa elabora ed esegue un piano annuale di lavoro di audit che comprende gli audit finalizzati a verificare:

   il buon funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo,

   l'affidabilità delle informazioni contabili fornite alla Commissione.

   Il lavoro di audit comprende gli audit di un adeguato campione di operazioni o transazioni e un esame delle procedure. Il piano di lavoro annuale in materia di audit viene trasmesso all'ordinatore nazionale e prima dell'inizio dell'anno in questione la Commissione.

2. b) presenta quanto segue:

   una relazione annuale sulle attività di audit basata sul modello che figura nell'accordo quadro e che descrive le risorse utilizzate dell'autorità di audit e contiene una sintesi delle eventuali carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di controllo o che emergono dai risultati sulle transazioni basati sugli audit svolti in conformità con la relazione annuale sulle attività di audit nel corso dei precedenti 12 mesi e che termina il 30 settembre dell'anno in questione. La relazione annuale sulle attività di audit viene trasmessa alla Commissione, all'ordinatore nazionale e al funzionario accreditante competente entro il 31 dicembre di ogni anno. La prima relazione di questo tipo riguarda il periodo dall'entrata in vigore del presente regolamento fino al 30 novembre 2007,

   un parere annuale basato sul modello che figura nell'accordo quadro, che stabilisce se i sistemi di gestione e di controllo funzionano in maniera efficiente e sono conformi ai requisiti del presente regolamento e/o ad altri accordi tra la Commissione e il paese beneficiario. Tale parere viene trasmesso alla Commissione, all'ordinatore nazionale e al funzionario accreditante competente. Esso riguarda lo stesso periodo ed ha la stessa scadenza della relazione annuale sulle attività di audit,

   un parere sulle eventuali dichiarazioni finali di spesa presentate dall'ordinatore nazionale alla Commissione per la chiusura di eventuali programmi o di una parte di essi. Ove opportuno, la dichiarazione finale di spesa può comprendere domande di pagamento sotto forma di conti presentati su base annuale. Il parere sull'eventuale dichiarazione finale di spesa si basa sul modello che figura nell'allegato dell'accordo quadro. Esso valuta la validità della domanda finale di pagamento e l'esattezza delle informazioni finanziarie e, ove opportuno, è accompagnato da una relazione finale sulle attività di audit. Il parere viene trasmesso alla Commissione e al funzionario accreditante competente in concomitanza con la relativa dichiarazione finale di spesa presentata dall'ordinatore nazionale o entro almeno tre mesi dalla presentazione della dichiarazione finale di spesa.

Gli accordi settoriali o di finanziamento possono contenere ulteriori requisiti specifici riguardanti il piano di lavoro annuale in materia di audit e/o le relazioni e i pareri di cui alla lettera b). Per quanto riguarda il metodo dell'attività di audit, le relazioni e i pareri di audit previsti dal presente articolo, l'autorità di audit applica le norme internazionali in materia di audit, in particolare per quanto riguarda la valutazione del rischio, la materialità dell'audit e il campionamento. Tale metodo può essere integrato da ulteriori orientamenti e definizioni da parte della Commissione, in particolare per quanto riguarda un adeguato approccio generale in materia di campionamento, livelli di fiducia e materialità.

1. Dopo aver ricevuto le relazioni ed i pareri di cui al primo e al secondo trattino dell'articolo 29, paragrafo, 2, lettera b), l'ordinatore nazionale:

1. a) decide se siano necessari eventuali miglioramenti ai sistemi di gestione e di controllo, registra le decisioni a tal riguardo e assicura la tempestiva attuazione di tali miglioramenti;

2. b) effettua gli eventuali necessari adeguamenti alle domande di pagamento indirizzate alla Commissione.

2. La Commissione può decidere di adottare essa stessa misure di follow-up in risposta alle relazioni e ai pareri, avviando ad esempio la procedura di rettifica finanziaria, o di chiedere al paese beneficiario di adottare misure, informando nel contempo l'ordinatore nazionale e il funzionario accreditante competente della sua decisione.