Decisione 2009/917/GAI del Consiglio del 30 novembre 2009 sull’uso dell’informatica nel settore doganale
Testo vigente
Art. 18
1. L’introduzione di dati nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali e la relativa consultazione sono riservate esclusivamente alle autorità di cui all’articolo 15, paragrafo 2.
2. Ogni interrogazione dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali deve contenere i seguenti dati personali:
a) per le persone: nome, e/o cognome, e/o cognome da nubile, e/o cognomi precedenti, e/o pseudonimi o appellativi, e/o data di nascita;
b) per le imprese: ragione sociale e/o denominazione commerciale utilizzata, e/o indirizzo, e/o numero di identificazione IVA, e/o numero di identificazione dei diritti di accisa.
Capo VIII. Tempi di conservazione dei dati dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 19
1. I termini di conservazione dei dati sono fissati conformemente alle leggi, ai regolamenti e alle procedure dello Stato membro che li inserisce. Tuttavia, in nessun caso possono essere superati i termini seguenti, che decorrono dalla data di inserimento dei dati nel fascicolo:
a) tre anni per i dati relativi a fascicoli di indagine in corso, se in tale periodo non è stata constatata nessuna violazione. I dati sono cancellati prima dello scadere del termine di tre anni se sono trascorsi dodici mesi dall’ultimo atto investigativo;
b) sei anni per i dati relativi a fascicoli d’indagine che hanno portato alla constatazione di una violazione, ma che non si sono ancora conclusi con una condanna o l’irrogazione di una ammenda;
c) dieci anni per i dati relativi a fascicoli d’indagine da cui è scaturita una condanna o una ammenda.
2. In tutte le fasi dell’indagine di cui al paragrafo 1, lettere a), b) e c), non appena in base alle leggi e ai regolamenti amministrativi dello Stato membro che ha fornito i dati una persona o un’impresa ai sensi dell’articolo 16 risulti estranea ai fatti, i dati che la riguardano sono cancellati immediatamente.
3. L’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali cancella automaticamente i dati dal momento in cui sono superati i termini di conservazione di cui al paragrafo 1.
Capo IX. Protezione dei dati personali
Art. 20
Salvo disposizione contraria della presente decisione:
a) le disposizioni nazionali adottate a norma della direttiva (UE) 2016/680 si applicano al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte delle autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro conformemente all'articolo 7 della presente decisione;
b) il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio4 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione;
c) il regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio5 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte di Europol; e
d) il regolamento (UE) 2018/1727 del Parlamento europeo e del Consiglio6 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte di Eurojust.
Art. 21
1. I dati possono essere copiati solo per fini tecnici, purché tale operazione sia necessaria ai fini della ricerca di informazioni ad opera delle autorità di cui all’articolo 7.
2. Fatto salvo l’articolo 8, paragrafo 1, i dati personali inseriti da altri Stati membri non possono essere copiati dal sistema informativo doganale in altri registri nazionali, tranne in caso di copie nei sistemi di gestione dei rischi intesi ad orientare i controlli doganali a livello nazionale oppure di copie in un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni. Dette copie possono essere effettuate nella misura necessaria a casi o indagini specifici.
3. Nei due casi di eccezione di cui al paragrafo 2, soltanto gli analisti autorizzati dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro sono autorizzati a trattare i dati personali provenienti dal sistema informativo doganale nell’ambito di un sistema di gestione dei rischi inteso ad orientare i controlli doganali da parte delle autorità nazionali oppure nell’ambito di un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni.
4. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all’articolo 27 un elenco dei servizi di gestione dei rischi cui appartengono gli analisti autorizzati a copiare e a trattare i dati personali immessi nel sistema informativo doganale.
5. I dati personali copiati dal sistema informativo doganale sono memorizzati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati copiati. La necessità di conservarli è esaminata almeno annualmente dallo Stato membro che li ha copiati. Il periodo di archiviazione non eccede dieci anni. I dati personali non necessari per proseguire l’analisi operativa sono immediatamente cancellati o resi anonimi.
Art. 22
Art. 23
Art. 24
Art. 25
Art. 26
1. Il Garante europeo della protezione dei dati ha il compito di monitorare il trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione e di assicurare che tale trattamento sia effettuato conformemente alla presente decisione. Si applicano di conseguenza i compiti e i poteri di cui agli articoli 57 e 58 del regolamento (UE) 2018/1725.
2. Almeno ogni cinque anni il Garante europeo della protezione dei dati effettua un controllo del trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione, conformemente ai principi internazionali di revisione. Una relazione su tale controllo è trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alle autorità nazionali di controllo.
3. Il Garante europeo della protezione dei dati e le autorità nazionali di controllo, ciascuno nell'ambito delle proprie competenze, cooperano attivamente nel quadro delle rispettive responsabilità per assicurare il controllo coordinato del funzionamento del sistema informativo doganale conformemente all'articolo 62 del regolamento (UE) 2018/1725.
Capo X. Quadro istituzionale
Art. 27
1. È istituito un comitato composto di rappresentanti delle amministrazioni doganali degli Stati membri. Il comitato delibera all’unanimità nel caso del paragrafo 2, lettera a) e a maggioranza dei due terzi nel caso del paragrafo 2, lettera b). Esso adotta il suo regolamento interno all’unanimità.
2.
Il comitato è responsabile:
a) dell'attuazione e della corretta applicazione della presente decisione, fatti salvi i poteri delle autorità nazionali di controllo e del Garante europeo della protezione di dati;
b) del corretto funzionamento del sistema informativo doganale sul piano tecnico e operativo. Esso prende tutte le iniziative necessarie per garantire che le misure di cui agli articoli 14 e 28 siano correttamente attuate in relazione al sistema informativo doganale.
Ai fini del presente paragrafo, il comitato può avere accesso diretto ai dati del sistema informativo doganale e utilizzarli direttamente.
3. Il comitato deve riferire annualmente al Consiglio, ai sensi del titolo VI del trattato sull’Unione europea, in merito all’ efficacia e al buon funzionamento del sistema informativo doganale formulando, all’occorrenza, raccomandazioni. La relazione è inviata per informazione al Parlamento europeo.
4. La Commissione prende parte ai lavori del comitato.
Capo XI. Sicurezza del sistema informativo doganale
Art. 28
1. Tutte le misure di carattere amministrativo necessarie per mantenere la sicurezza sono adottate:
a) dalle autorità competenti degli Stati membri, per quanto riguarda i rispettivi terminali del sistema informativo doganale nei loro rispettivi Stati membri, e da Europol e Eurojust;
b) dal comitato di cui all’articolo 27 per quanto riguarda il sistema informativo doganale ed i terminali situati in una sede uguale a quella del sistema informativo doganale ed utilizzati per i fini tecnici ed i controlli di cui al paragrafo 3 del presente articolo.
2. In particolare, le autorità competenti, Europol, Eurojust ed il comitato di cui all’articolo 27 adottano misure intese a:
a) impedire alle persone non autorizzate di accedere alle installazioni utilizzate per l’elaborazione dei dati;
b) impedire che i dati e i relativi supporti siano letti, duplicati, modificati o cancellati da persone non autorizzate;
c) impedire l’inserzione non autorizzata dei dati e qualsiasi consultazione, modifica o cancellazione dei dati non autorizzata;
d) impedire che persone non autorizzate possano accedere ai dati del sistema informativo doganale mediante dispositivi per la trasmissione dei dati;
e) garantire, per quanto riguarda l’utilizzazione del sistema informativo doganale, che le persone autorizzate possano accedere soltanto ai dati di loro competenza;
f) garantire che sia possibile verificare e stabilire a quali autorità si possano trasmettere i dati mediante i dispositivi di trasmissione;
g) garantire che sia possibile verificare e stabilire a posteriori quali dati siano stati inseriti nel sistema informativo doganale, quando e da chi, e verificare le consultazioni;
h) impedire la lettura, duplicazione, modifica o cancellazione non autorizzata di dati durante la trasmissione degli stessi e il trasporto dei relativi supporti.
i) garantire la possibilità di ripristinare i sistemi utilizzati in caso di interruzione;
j) garantire che il sistema funzioni correttamente, che gli errori nel sistema siano segnalati e che i dati personali conservati non possano essere falsati da un errore di funzionamento del sistema.
3. Il comitato di cui all'articolo 27 verifica le interrogazioni del sistema informativo doganale al fine di controllare che le ricerche fatte siano ammissibili e siano state effettuate da utenti autorizzati. Almeno l'1 % di tutte le ricerche effettuate è controllato. Una registrazione di tali ricerche e controlli è conservata nel sistema e viene usata soltanto per lo scopo indicato dal comitato, dalle autorità di controllo nazionali e dal Garante europeo della protezione dei dati, ed è cancellata dopo sei mesi.
Art. 29
L'amministrazione doganale competente di cui all'articolo 10, paragrafo 1, è responsabile delle misure di sicurezza di cui all'articolo 28, per quanto riguarda i terminali situati nel territorio dello Stato membro interessato, delle funzioni di riesame di cui agli articoli 14 e 19 e, peraltro, della corretta attuazione della presente decisione, nei limiti necessari ai sensi delle leggi, dei regolamenti e delle procedure di tale Stato membro.
Capo XII. Responsabilità e obblighi
Art. 30
1.
2. Ciascuno Stato membro è responsabile, conformemente alla legislazione nazionale, dei danni causati ad una persona in seguito all’uso del sistema informativo doganale. Ciò vale anche per i danni causati da uno Stato membro che ha inserito dati inesatti o ha inserito o conservato dati illegalmente.
3. Se uno Stato membro ricevente paga un risarcimento per i danni causati dall’uso di dati inesatti inseriti nel sistema informativo doganale da un altro Stato membro, quest’ultimo rimborsa allo Stato membro ricevente la somma versata a titolo di risarcimento, tenendo conto degli eventuali errori commessi dallo Stato membro ricevente.
4. Europol ed Eurojust sono responsabili conformemente agli atti che li hanno costituiti.
Art. 31
1. I costi relativi all’acquisto, allo studio, allo sviluppo e alla manutenzione dell’infrastruttura informatica centrale (hardware), dei software e delle specifiche connessioni di rete, e ai relativi servizi di produzione, supporto e formazione, che sono indissociabili dal funzionamento del sistema informativo doganale ai fini dell’applicazione delle normative doganale e agricola comunitarie, nonché alla utilizzazione del sistema informativo doganale da parte degli Stati membri nel proprio territorio, incluse le spese di comunicazione, sono a carico del bilancio generale delle Comunità europee.
2. I costi relativi alla manutenzione delle postazioni di lavoro/terminali nazionali dovuti all’attuazione della presente decisione sono a carico degli Stati membri.
Capo XIII. Attuazione e dispositivi finali
Art. 32
Le informazioni fornite ai sensi della presente decisione sono scambiate direttamente tra le autorità degli Stati membri.
Art. 33
Gli Stati membri adottano le disposizioni nazionali necessarie per conformarsi alla presente decisione entro il 27 maggio 2011.
Art. 34
1. La presente decisione sostituisce la convenzione SID nonché il protocollo del 12 marzo 1999, stabilito in base all’articolo K.3 del trattato sull’Unione europea, della convenzione sull’uso dell’informatica nel settore doganale, relativo al riciclaggio di proventi illeciti e all’inserimento nella convenzione del numero di immatricolazione del mezzo di trasporto8, e il protocollo dell’8 maggio 2003 stabilito ai sensi dell’articolo 34 del trattato sull’Unione europea recante modifica, per quanto attiene all’istituzione di un archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali, della convenzione sull’uso dell’informatica nel settore doganale9, e ciò a decorrere dal 27 maggio 2011.
2. Pertanto, la convenzione SID e i protocolli di cui al paragrafo 1 sono abrogati con effetto dalla data di applicazione della presente decisione.
Art. 35
Salvo disposizione contraria della presente decisione, le misure di attuazione della convenzione SID e dei protocolli di cui all’articolo 34, paragrafo 1, sono abrogate con effetto dal 27 maggio 2011.
Art. 36
1. La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
2. Essa si applica a decorrere dal 27 maggio 2011.
Fatto a Bruxelles, addì 30 novembre 2009. Per il Consiglio La presidente B. Ask