Decisione 2009/917/GAI del Consiglio del 30 novembre 2009 sull’uso dell’informatica nel settore doganale
Testo vigente
Capo II. Definizioni
Art. 2
Ai fini della presente decisione, si intendono per:
1) «leggi nazionali», le disposizioni legislative o regolamentari di uno Stato membro la cui applicazione competa in tutto o in parte all’amministrazione doganale di tale Stato, riguardanti:
a) la circolazione delle merci soggette a misure di divieto, restrizione o controllo, in particolare a quelle contemplate agli articoli 30 e 296 del trattato che istituisce la Comunità europea («trattato CE»);
b) le misure volte a controllare i movimenti di denaro contante all’interno della Comunità, ove tali misure siano adottate a norma dell’articolo 58 del trattato CE;
c) il trasferimento, la conversione, l’occultamento o la dissimulazione di beni o proventi derivanti, direttamente o indirettamente, dal traffico internazionale illecito di stupefacenti o da violazioni:
i) delle disposizioni legislative, regolamentari o amministrative di uno Stato membro, della cui applicazione è responsabile in tutto o in parte l’amministrazione doganale di tale Stato membro per quanto riguarda il traffico transfrontaliero di merci, soggette a misure di divieto, limitazione o controllo, in particolare quelle di cui agli articoli 30 e 296 del trattato CE, nonché le accise non armonizzate;
ii) dell’insieme delle disposizioni comunitarie e delle relative disposizioni applicative che disciplinano l’importazione, l’esportazione, il transito e il soggiorno delle merci oggetto di scambi tra gli Stati membri e i paesi terzi, nonché tra gli Stati membri nel caso di merci non aventi status comunitario ai sensi dell’articolo 23 del trattato CE o di merci sottoposte a controlli o indagini supplementari al fine di accertare il loro status comunitario;
iii) dell’insieme delle disposizioni adottate a livello comunitario nell’ambito della politica agricola comune e delle norme specifiche adottate per le merci risultanti dalla trasformazione di prodotti agricoli; ovvero
iv) dell’insieme delle disposizioni adottate a livello comunitario in materia di accise armonizzate nonché di IVA all’ importazione, assieme alle relative disposizioni nazionali di attuazione o utilizzate in tale quadro;
2) «dati personali», i dati personali quali definiti all'articolo 3, punto 1, della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio1;
3) «Stato membro che ha fornito i dati», uno Stato membro che inserisce dati nel sistema informativo doganale;
4) «analisi operativa», l’analisi delle operazioni che costituiscono, o sembrano costituire, infrazioni alle leggi nazionali attraverso la realizzazione delle seguenti fasi:
a) la raccolta d’informazioni, compresi i dati personali;
b) la valutazione dell’affidabilità della fonte d’informazioni e delle informazioni stesse;
c) la ricerca, la rilevazione metodica e l’interpretazione delle relazioni esistenti tra tali informazioni o tra queste e altri dati significativi;
d) la formulazione di constatazioni, ipotesi o raccomandazioni di cui possano servirsi direttamente come informazioni sui rischi le autorità competenti per prevenire e individuare altre operazioni contrarie alle leggi nazionali e/o per identificare con precisione la persona o le imprese implicate in tali operazioni;
5) «analisi strategica», la ricerca e la rilevazione delle tendenze generali in materia di infrazioni alle leggi nazionali, mediante una valutazione della possibilità che si verifichino e dell’ampiezza e dell’incidenza di determinate forme di operazioni contrarie alle leggi nazionali, allo scopo di determinare priorità, di comprendere meglio il fenomeno o la possibilità che si verifichino, di riorientare le azioni di prevenzione e di scoperta delle frodi e di rivedere l’organizzazione dei servizi. Per l’analisi strategica possono essere utilizzati soltanto i dati resi anonimi.
6) «autorità nazionale di controllo», un'autorità di controllo ai sensi all'articolo 3, punto 15, della direttiva (UE) 2016/680.
Capo III. Funzionamento e utilizzazione del sistema informativo doganale
Art. 3
1. Il sistema informativo doganale consiste in una banca dati centrale cui si può accedere tramite terminali in ogni Stato membro. Il sistema comprende esclusivamente i dati, compresi i dati personali, necessari al raggiungimento del proprio scopo di cui all’articolo 1, paragrafo 2, relativi alle categorie seguenti:
a) merci;
b) mezzi di trasporto;
c) imprese;
d) persone;
e) tendenze in materia di frode;
f) disponibilità di competenze professionali;
g) articoli bloccati, sequestrati o confiscati;
h) denaro contante bloccato, sequestrato o confiscato.
2.
La Commissione provvede alla gestione tecnica dell’infrastruttura del sistema informativo doganale secondo le regole previste dalle disposizioni d’applicazione adottate dal Consiglio.
La Commissione riferisce della gestione al comitato di cui all’articolo 27.
3. La Commissione comunica a detto comitato le disposizioni pratiche adottate per la gestione tecnica.
Art. 4
1. Gli Stati membri stabiliscono gli elementi da inserire nel sistema informativo doganale relativamente a ciascuna delle categorie di cui all'articolo 3, paragrafo 1, per quanto necessario alla realizzazione dello scopo di tale sistema. Nella categoria di cui all'articolo 3, paragrafo 1, lettera e), non devono figurare in nessun caso dati personali.
2. Nell’ambito delle categorie di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettere da a) a d), le informazioni personali inserite nel sistema sono limitate alle informazioni seguenti:
a) cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi;
b) data e luogo di nascita;
c) cittadinanza;
d) sesso;
e) numero, luogo e data di rilascio dei documenti d’identità (passaporti, carte d’identità, patenti di guida);
f) indirizzo;
g) segni particolari oggettivi e permanenti;
h) motivo dell’inserimento dei dati;
i) azione proposta;
j) codice di allarme atto a segnalare che la persona ha già fatto uso di armi o di violenza ovvero è sfuggita alle autorità;
k) numero d’immatricolazione del mezzo di trasporto.
3. Nell’ambito della categoria di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettera f), le informazioni personali inserite nel sistema sono limitate ai cognomi e nomi degli esperti.
4. Nell’ambito delle categorie di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettere g) e h), le informazioni personali sono limitate alle informazioni seguenti:
a) cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi;
b) data e luogo di nascita;
c) cittadinanza;
d) sesso;
e) indirizzo.
5. Non sono comunque inserite nel sistema informativo doganale le categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 10 della direttiva (UE) 2016/680.
Art. 5
1.
I dati relativi alle categorie di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettere da a) a g), sono inseriti nel sistema informativo doganale unicamente a fini di osservazione e di rendiconto, di sorveglianza discreta, di controlli specifici e di analisi strategica o operativa.
I dati della categoria di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettera h) sono inseriti nel sistema informativo doganale soltanto a fini di analisi strategica o operativa.
2. Ai fini delle azioni di cui al paragrafo 1, i dati personali nell'ambito delle categorie di cui all'articolo 3, paragrafo 1, possono essere inseriti nel sistema informativo doganale soltanto se vi sono motivi ragionevoli, in particolare sulla base di precedenti attività illecite, per ritenere che la persona interessata abbia commesso, stia commettendo o intenda commettere un reato ai sensi delle leggi nazionali.
Art. 6
1.
Se le azioni di cui all’articolo 5, paragrafo 1, sono attuate, è possibile raccogliere e trasferire, interamente o in parte, le informazioni seguenti allo Stato membro che ha fornito i dati:
i) l’avvenuta individuazione della merce, del mezzo di trasporto, dell’impresa o della persona oggetto di segnalazione;
ii) il luogo, l’ora o il motivo del controllo;
iii) l’itinerario seguito e la destinazione del viaggio;
iv) le persone che accompagnano la persona in questione o gli occupanti del mezzo di trasporto utilizzato;
v) i mezzi di trasporto utilizzati;
vi) gli oggetti trasportati;
vii) le circostanze relative all’individuazione della merce, dei mezzi di trasporto, della società e della persona.
Quando dette informazioni sono raccolte nel quadro delle azioni di sorveglianza discreta, occorre prendere iniziative intese a garantire che la discrezione della sorveglianza non sia compromessa.
2. Nel quadro dei controlli specifici di cui all’articolo 5, paragrafo 1, le persone, i mezzi di trasporto e gli oggetti possono essere ispezionati, entro i limiti permessi e a norma delle leggi, dei regolamenti e delle procedure dello Stato membro in cui ha luogo l’ispezione. Se la legislazione di uno Stato membro non ammette il controllo specifico, questo viene automaticamente convertito dal medesimo Stato membro in un’osservazione e rendiconto ovvero in sorveglianza discreta.
Art. 7
1. L’accesso diretto ai dati inseriti nel sistema informativo doganale è riservato alle autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro. Tali autorità nazionali sono le amministrazioni doganali, ma possono altresì comprendere altre autorità competenti, in base alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro in questione, ad agire per raggiungere lo scopo previsto all’articolo 1, paragrafo 2.
2. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all’articolo 27 un elenco delle proprie autorità competenti designate a norma del paragrafo 1 del presente articolo per accedere direttamente al sistema informativo doganale e precisa, per ciascuna autorità, a quali dati può avere accesso e per quali scopi.
3.
Art. 8
1.
Le autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro a norma dell'articolo 7, Europol ed Eurojust possono trattare i dati personali ottenuti dal sistema informativo doganale per lo scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2, conformemente al diritto dell'Unione o nazionale applicabile alla protezione dei dati personali, previa autorizzazione delle autorità nazionali designate dello Stato membro che ha inserito i dati personali in tale sistema e fatto salvo il rispetto delle condizioni da esse imposte.
Le autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro, Europol ed Eurojust possono trattare i dati non personali ottenuti dal sistema informativo doganale per lo scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2, o per altri scopi, anche amministrativi, nel rispetto delle condizioni stabilite dalle autorità nazionali designate dello Stato membro che ha inserito i dati non personali nel sistema.
2. Fatti salvi i paragrafi 1 e 4 del presente articolo e gli articoli 11 e 12, i dati ottenuti dal sistema informativo doganale sono utilizzati soltanto dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro designate dallo Stato stesso, le quali sono competenti, in base alle leggi, ai regolamenti e alle procedure del medesimo Stato, ad agire per raggiungere lo scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2.
3. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all’articolo 27 un elenco delle autorità competenti da esso nominate a norma del paragrafo 2 del presente articolo.
4. I dati personali ottenuti dal sistema informativo doganale possono, previa autorizzazione delle autorità nazionali designate dello Stato membro che li ha inseriti nel sistema e subordinatamente al rispetto delle condizioni da esse stabilite, essere:
a) trasmessi ad autorità nazionali diverse da quelle designate a norma del paragrafo 2, e in seguito da esse trattati conformemente al diritto dell'Unione o nazionale applicabile alla protezione dei dati personali; oppure
b) trasferiti alle autorità competenti di paesi terzi e alle organizzazioni internazionali o regionali e trattati ulteriormente da tali entità, conformemente al diritto dell'Unione o nazionale applicabile alla protezione dei dati personali. I dati non personali ottenuti dal sistema informativo doganale possono essere trasferiti ad autorità nazionali diverse da quelle designate a norma del paragrafo 2, a paesi terzi e organizzazioni internazionali o regionali, e trattati ulteriormente da tali entità, nel rispetto delle condizioni stabilite dalle autorità nazionali designate dello Stato membro che ha inserito i dati non personali nel sistema.
Art. 9
1. A meno che la presente decisione non stabilisca disposizioni più rigorose, l’inserimento di dati nel sistema informativo doganale è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che li fornisce.
2. A meno che la presente decisione non stabilisca disposizioni più rigorose, l’utilizzazione dei dati del sistema informativo doganale, compresa l’attuazione di qualsiasi azione di cui all’articolo 5, paragrafo 1, suggerita dallo Stato membro che ha fornito i dati, è disciplinata dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che utilizza tali dati.
Art. 10
1. Ciascuno Stato membro designa un’amministrazione doganale competente responsabile a livello nazionale del sistema informativo doganale.
2. L’amministrazione di cui al paragrafo 1 è responsabile del corretto funzionamento del sistema informativo doganale nello Stato membro e adotta le misure necessarie per garantire l’osservanza della presente decisione.
3. Gli Stati membri si comunicano il nome dell’amministrazione di cui al paragrafo 1.
Art. 11
1. Europol ha il diritto, nei limiti del suo mandato e ai fini dell’adempimento dei suoi compiti, di accedere ai dati inseriti nel sistema informativo doganale a norma degli articoli 1, 3, 4, 5, 6, 15, 16, 17, 18, 19, e di consultarli.
2. Qualora una consultazione effettuata da Europol riveli la presenza di una corrispondenza tra le informazioni trattate da Europol e una registrazione nel sistema informativo doganale, Europol, tramite i canali definiti dalla decisione 2009/371/GAI del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol)5, informa al riguardo lo Stato membro che ha effettuato la registrazione.
3. L’uso delle informazioni ottenute tramite una consultazione del sistema informativo doganale è soggetto al consenso dello Stato membro che ha introdotto i dati nel sistema. Se detto Stato membro autorizza l’uso di tali informazioni, il loro trattamento è disciplinato dalla decisione 2009/371/GAI. Le informazioni sono trasferite da Europol a paesi terzi o organismi terzi solo con il consenso dello Stato che ha introdotto i dati nel sistema.
4. Europol può chiedere altre informazioni agli Stati membri interessati, conformemente alla decisione 2009/371/GAI.
5.
Fatti salvi i paragrafi 3 e 4, non spetta a Europol collegare le parti del sistema informativo doganale né trasferire i dati in esso contenuti cui ha accesso a sistemi informatici di raccolta ed elaborazione dei dati utilizzati da Europol o in funzione presso di esso, né scaricare o copiare altrimenti parti del sistema informativo doganale.
Europol limita l’accesso ai dati inseriti nel sistema informativo doganale a personale di Europol specificamente autorizzato.
Europol consente all’autorità di controllo comune, istituita a norma dell’articolo 34 della decisione 2009/371/GAI, di passare in rassegna le attività svolte nell’esercizio del suo diritto di accesso ai dati inseriti nel sistema informativo doganale e di consultazione.
6. È inteso che il presente articolo non pregiudica in alcun modo le disposizioni della decisione 2009/371/GAI concernenti la protezione dei dati e la responsabilità per eventuali trattamenti non autorizzati o scorretti di tali dati da parte del personale Europol, né le competenze dell’autorità di controllo comune istituita a norma di detta decisione.
Art. 12
1. I membri nazionali di Eurojust, i loro aggiunti, assistenti e il personale specificamente autorizzato hanno il diritto, nei limiti del loro mandato e ai fini dell’adempimento dei compiti di Eurojust, di accedere ai dati inseriti nel sistema informativo doganale a norma degli articoli 1, 3, 4, 5, 6, 15, 16, 17, 18, 19, e di consultarli.
2. Qualora una consultazione del sistema effettuata da un membro nazionale di Eurojust, da suoi aggiunti, assistenti o dal personale specificamente autorizzato riveli la presenza di una corrispondenza tra le informazioni trattate da Eurojust e una registrazione nel sistema informativo doganale, il membro nazionale informa al riguardo lo Stato membro che ha effettuato la registrazione. Qualsiasi informazione ottenuta a seguito di detta consultazione può essere comunicata a paesi e organismi terzi soltanto con il consenso dello Stato membro che ha effettuato la registrazione.
3. È inteso che il presente articolo non pregiudica in alcun modo le disposizioni della decisione 2009/426/GAI del Consiglio, del 16 dicembre 2008, relativa al rafforzamento dell’Eurojust e che modifica la decisione 2002/187/GAI che istituisce l’Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità6 concernenti la protezione dei dati e la responsabilità per eventuali trattamenti non autorizzati o scorretti di tali dati da parte dei membri nazionali di Eurojust, dei loro aggiunti, dei loro assistenti e del personale specificamente autorizzato, né le competenze dell’autorità di controllo comune istituita a norma di detta decisione.
4. Nessuna parte del sistema informativo doganale cui hanno accesso i membri nazionali di Eurojust, i loro aggiunti, assistenti e il personale specificamente autorizzato può essere collegata a sistemi informatici di raccolta ed elaborazione dei dati utilizzati da Eurojust o in funzione presso di essa e nessun dato contenuto nei primi può essere trasferito verso il secondo né nessuna parte del sistema informativo doganale viene scaricata.
5. L’accesso ai dati inseriti nel sistema informativo doganale è limitato ai membri nazionali di Eurojust, ai loro aggiunti, ai loro assistenti e al personale specificamente autorizzato e non si estende ad altro personale di Eurojust.
Capo IV. Modifica dei dati
Art. 13
1. Soltanto lo Stato membro che ha fornito i dati ha il diritto di modificare, completare, rettificare o cancellare i dati che ha inserito nel sistema informativo doganale.
2. Qualora uno Stato membro che ha fornito i dati rilevi o sia portato a rilevare che i dati da esso inseriti sono di fatto inesatti oppure che sono stati inseriti o memorizzati contrariamente alla presente decisione, esso modifica, completa, rettifica o cancella nel modo idoneo i dati e ne informa gli altri Stati membri, Europol ed Eurojust.
3. Se uno Stato membro, Europol o Eurojust dispone di prove indicanti che un dato è di fatto inesatto, oppure che è stato inserito o memorizzato nel sistema informativo doganale contrariamente alla presente decisione, esso ne informa quanto prima possibile lo Stato membro che lo ha fornito. Quest’ultimo controlla il dato in questione e, ove necessario, lo rettifica o lo cancella senza indugio. Inoltre informa gli altri Stati membri, Europol ed Eurojust della rettifica o della cancellazione effettuata.
4. Uno Stato membro qualora al momento di inserire dati nel sistema informativo doganale noti che la sua segnalazione discorda, quanto a contenuto o ad azione suggerita, da una segnalazione precedente, ne informa immediatamente lo Stato membro che ha effettuato quest’ultima. I due Stati membri cercano quindi di risolvere la questione. In caso di disaccordo, rimane valida la prima segnalazione, ma le parti di quella nuova, non discordanti dalla prima segnalazione, vengono inserite nel sistema.
5. Fatta salva la presente decisione, se, in uno qualsiasi degli Stati membri, un tribunale o un'altra autorità competente dello Stato membro in questione adotta una decisione definitiva riguardo alla modifica, al completamento, alla rettifica o alla cancellazione di dati nel sistema informativo doganale, gli Stati membri si impegnano reciprocamente ad eseguire tale decisione. In caso di contrasto tra siffatte decisioni di tribunali o di altre autorità di Stati membri diversi, incluse quelle delle autorità nazionali di controllo, in materia di rettifica o cancellazione, lo Stato membro che ha inserito i dati in questione li cancella dal sistema.
Capo V. Conservazione dei dati
Art. 14
I dati personali inseriti nel sistema informativo doganale sono conservati soltanto per il periodo necessario al conseguimento dello scopo di cui all'articolo 1, paragrafo 2, e non possono essere conservati per più di cinque anni. In via eccezionale tali dati possono essere tuttavia conservati per altri due anni al massimo, se e nella misura in cui ciò sia in singoli casi strettamente necessario per conseguire lo scopo prefissato.
Capo VI. Istituzione di un archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 15
1. Il sistema informativo doganale comprende, oltre ai dati di cui dell’articolo 3, i dati previsti dal presente capitolo, in una banca dati specifica (in seguito denominata «Archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali»). Fatte salve le disposizioni del presente capitolo e dei capitoli VII e VIII, le disposizioni della presente decisione si applicano anche all’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali. Tuttavia, non si applica la deroga prevista all’articolo 21, paragrafo 2.
2. L’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali ha lo scopo di consentire alle autorità di uno Stato membro competenti in materia di indagini doganali, designate a norma dell’articolo 7, che aprano un fascicolo o che indaghino su una o più persone o imprese, e a Europol e a Eurojust, di individuare le autorità competenti degli altri Stati membri che stanno indagando o che hanno indagato su dette persone o imprese al fine di realizzare lo scopo di cui all’articolo 1, paragrafo 2, mediante informazioni sull’esistenza di fascicoli d’indagine.
3.
Ai fini dell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali, ciascuno Stato membro comunica agli altri Stati membri, a Europol, a Eurojust e al comitato di cui all'articolo 27 l'elenco dei reati punibili ai sensi della legislazione nazionale.
L'elenco comprende solo i reati punibili:
a) con una pena privativa della libertà o con una misura di sicurezza privativa della libertà non inferiore, nel massimo, a dodici mesi; oppure
b) con una ammenda pari ad almeno 15000 EUR.
4. Se lo Stato membro che effettua una ricerca nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali necessita di più ampi ragguagli sui fascicoli archiviati riguardanti una persona o un’impresa, esso chiede l’assistenza dello Stato membro che ha fornito i dati, sulla base degli strumenti vigenti relativi all’assistenza reciproca.
Capo VII. Funzionamento e utilizzazione dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 16
1.
I dati dei fascicoli d’indagine saranno introdotti nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali soltanto ai fini di cui all’articolo 15, paragrafo 2. Tali dati riguardano unicamente le categorie seguenti:
a) la persona o l’impresa che è o è stata oggetto di un fascicolo d’indagine istruito da un’autorità competente di uno Stato membro, e che:
i) a norma delle leggi nazionali dello Stato membro interessato, è sospettata di commettere o di aver commesso una violazione grave delle leggi nazionali, di parteciparvi o di avervi partecipato; o
ii) è stata oggetto di una constatazione di una violazione; o
iii) è stata oggetto di una sanzione amministrativa o giudiziaria per una delle suddette violazioni;
b) il settore oggetto del fascicolo d’indagine;
c) il nome, la cittadinanza e gli estremi dell’autorità dello Stato membro responsabile del fascicolo, unitamente al numero dello stesso.
I dati di cui alle lettere a), b) e c) sono introdotti in un registro di dati separatamente per ogni persona o impresa. Non sono permessi collegamenti tra registri di dati.
2. I dati personali di cui al paragrafo 1, lettera a), si limitano soltanto ai dati seguenti:
a) per le persone: cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi, data e luogo di nascita, cittadinanza e sesso;
b) per le imprese: ragione sociale, denominazione commerciale utilizzata, indirizzo, numero di identificazione IVA e numero di identificazione dei diritti di accisa.
3. I dati sono introdotti per una durata limitata a norma dell’articolo 19.
Art. 17
Uno Stato membro non è tenuto a registrare i dati di cui all’articolo 16 in casi particolari se e fintantoché detta registrazione nuoce all’ordine pubblico o ad altri interessi essenziali, in particolare costituisce una minaccia grave e immediata per la sicurezza pubblica sua o di un altro Stato membro o paese terzo, o se sono in gioco altri interessi essenziali di uguale importanza, o tali registrazioni possono costituire un grave danno ai diritti delle persone o pregiudicano indagini in corso.
Art. 18
1. L’introduzione di dati nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali e la relativa consultazione sono riservate esclusivamente alle autorità di cui all’articolo 15, paragrafo 2.
2. Ogni interrogazione dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali deve contenere i seguenti dati personali:
a) per le persone: nome, e/o cognome, e/o cognome da nubile, e/o cognomi precedenti, e/o pseudonimi o appellativi, e/o data di nascita;
b) per le imprese: ragione sociale e/o denominazione commerciale utilizzata, e/o indirizzo, e/o numero di identificazione IVA, e/o numero di identificazione dei diritti di accisa.
Capo VIII. Tempi di conservazione dei dati dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 19
1. I termini di conservazione dei dati sono fissati conformemente alle leggi, ai regolamenti e alle procedure dello Stato membro che li inserisce. Tuttavia, in nessun caso possono essere superati i termini seguenti, che decorrono dalla data di inserimento dei dati nel fascicolo:
a) tre anni per i dati relativi a fascicoli di indagine in corso, se in tale periodo non è stata constatata nessuna violazione. I dati sono cancellati prima dello scadere del termine di tre anni se sono trascorsi dodici mesi dall’ultimo atto investigativo;
b) sei anni per i dati relativi a fascicoli d’indagine che hanno portato alla constatazione di una violazione, ma che non si sono ancora conclusi con una condanna o l’irrogazione di una ammenda;
c) dieci anni per i dati relativi a fascicoli d’indagine da cui è scaturita una condanna o una ammenda.
2. In tutte le fasi dell’indagine di cui al paragrafo 1, lettere a), b) e c), non appena in base alle leggi e ai regolamenti amministrativi dello Stato membro che ha fornito i dati una persona o un’impresa ai sensi dell’articolo 16 risulti estranea ai fatti, i dati che la riguardano sono cancellati immediatamente.
3. L’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali cancella automaticamente i dati dal momento in cui sono superati i termini di conservazione di cui al paragrafo 1.
Capo IX. Protezione dei dati personali
Art. 20
Salvo disposizione contraria della presente decisione:
a) le disposizioni nazionali adottate a norma della direttiva (UE) 2016/680 si applicano al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte delle autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro conformemente all'articolo 7 della presente decisione;
b) il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio4 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione;
c) il regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio5 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte di Europol; e
d) il regolamento (UE) 2018/1727 del Parlamento europeo e del Consiglio6 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte di Eurojust.
Art. 21
1. I dati possono essere copiati solo per fini tecnici, purché tale operazione sia necessaria ai fini della ricerca di informazioni ad opera delle autorità di cui all’articolo 7.
2. Fatto salvo l’articolo 8, paragrafo 1, i dati personali inseriti da altri Stati membri non possono essere copiati dal sistema informativo doganale in altri registri nazionali, tranne in caso di copie nei sistemi di gestione dei rischi intesi ad orientare i controlli doganali a livello nazionale oppure di copie in un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni. Dette copie possono essere effettuate nella misura necessaria a casi o indagini specifici.
3. Nei due casi di eccezione di cui al paragrafo 2, soltanto gli analisti autorizzati dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro sono autorizzati a trattare i dati personali provenienti dal sistema informativo doganale nell’ambito di un sistema di gestione dei rischi inteso ad orientare i controlli doganali da parte delle autorità nazionali oppure nell’ambito di un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni.
4. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all’articolo 27 un elenco dei servizi di gestione dei rischi cui appartengono gli analisti autorizzati a copiare e a trattare i dati personali immessi nel sistema informativo doganale.
5. I dati personali copiati dal sistema informativo doganale sono memorizzati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati copiati. La necessità di conservarli è esaminata almeno annualmente dallo Stato membro che li ha copiati. Il periodo di archiviazione non eccede dieci anni. I dati personali non necessari per proseguire l’analisi operativa sono immediatamente cancellati o resi anonimi.