Decisione 2009/917/GAI del Consiglio del 30 novembre 2009 sull’uso dell’informatica nel settore doganale
Testo vigente
Art. 11
1. Europol ha il diritto, nei limiti del suo mandato e ai fini dell’adempimento dei suoi compiti, di accedere ai dati inseriti nel sistema informativo doganale a norma degli articoli 1, 3, 4, 5, 6, 15, 16, 17, 18, 19, e di consultarli.
2. Qualora una consultazione effettuata da Europol riveli la presenza di una corrispondenza tra le informazioni trattate da Europol e una registrazione nel sistema informativo doganale, Europol, tramite i canali definiti dalla decisione 2009/371/GAI del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol)5, informa al riguardo lo Stato membro che ha effettuato la registrazione.
3. L’uso delle informazioni ottenute tramite una consultazione del sistema informativo doganale è soggetto al consenso dello Stato membro che ha introdotto i dati nel sistema. Se detto Stato membro autorizza l’uso di tali informazioni, il loro trattamento è disciplinato dalla decisione 2009/371/GAI. Le informazioni sono trasferite da Europol a paesi terzi o organismi terzi solo con il consenso dello Stato che ha introdotto i dati nel sistema.
4. Europol può chiedere altre informazioni agli Stati membri interessati, conformemente alla decisione 2009/371/GAI.
5.
Fatti salvi i paragrafi 3 e 4, non spetta a Europol collegare le parti del sistema informativo doganale né trasferire i dati in esso contenuti cui ha accesso a sistemi informatici di raccolta ed elaborazione dei dati utilizzati da Europol o in funzione presso di esso, né scaricare o copiare altrimenti parti del sistema informativo doganale.
Europol limita l’accesso ai dati inseriti nel sistema informativo doganale a personale di Europol specificamente autorizzato.
Europol consente all’autorità di controllo comune, istituita a norma dell’articolo 34 della decisione 2009/371/GAI, di passare in rassegna le attività svolte nell’esercizio del suo diritto di accesso ai dati inseriti nel sistema informativo doganale e di consultazione.
6. È inteso che il presente articolo non pregiudica in alcun modo le disposizioni della decisione 2009/371/GAI concernenti la protezione dei dati e la responsabilità per eventuali trattamenti non autorizzati o scorretti di tali dati da parte del personale Europol, né le competenze dell’autorità di controllo comune istituita a norma di detta decisione.
Art. 12
1. I membri nazionali di Eurojust, i loro aggiunti, assistenti e il personale specificamente autorizzato hanno il diritto, nei limiti del loro mandato e ai fini dell’adempimento dei compiti di Eurojust, di accedere ai dati inseriti nel sistema informativo doganale a norma degli articoli 1, 3, 4, 5, 6, 15, 16, 17, 18, 19, e di consultarli.
2. Qualora una consultazione del sistema effettuata da un membro nazionale di Eurojust, da suoi aggiunti, assistenti o dal personale specificamente autorizzato riveli la presenza di una corrispondenza tra le informazioni trattate da Eurojust e una registrazione nel sistema informativo doganale, il membro nazionale informa al riguardo lo Stato membro che ha effettuato la registrazione. Qualsiasi informazione ottenuta a seguito di detta consultazione può essere comunicata a paesi e organismi terzi soltanto con il consenso dello Stato membro che ha effettuato la registrazione.
3. È inteso che il presente articolo non pregiudica in alcun modo le disposizioni della decisione 2009/426/GAI del Consiglio, del 16 dicembre 2008, relativa al rafforzamento dell’Eurojust e che modifica la decisione 2002/187/GAI che istituisce l’Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità6 concernenti la protezione dei dati e la responsabilità per eventuali trattamenti non autorizzati o scorretti di tali dati da parte dei membri nazionali di Eurojust, dei loro aggiunti, dei loro assistenti e del personale specificamente autorizzato, né le competenze dell’autorità di controllo comune istituita a norma di detta decisione.
4. Nessuna parte del sistema informativo doganale cui hanno accesso i membri nazionali di Eurojust, i loro aggiunti, assistenti e il personale specificamente autorizzato può essere collegata a sistemi informatici di raccolta ed elaborazione dei dati utilizzati da Eurojust o in funzione presso di essa e nessun dato contenuto nei primi può essere trasferito verso il secondo né nessuna parte del sistema informativo doganale viene scaricata.
5. L’accesso ai dati inseriti nel sistema informativo doganale è limitato ai membri nazionali di Eurojust, ai loro aggiunti, ai loro assistenti e al personale specificamente autorizzato e non si estende ad altro personale di Eurojust.
Capo IV. Modifica dei dati
Art. 13
1. Soltanto lo Stato membro che ha fornito i dati ha il diritto di modificare, completare, rettificare o cancellare i dati che ha inserito nel sistema informativo doganale.
2. Qualora uno Stato membro che ha fornito i dati rilevi o sia portato a rilevare che i dati da esso inseriti sono di fatto inesatti oppure che sono stati inseriti o memorizzati contrariamente alla presente decisione, esso modifica, completa, rettifica o cancella nel modo idoneo i dati e ne informa gli altri Stati membri, Europol ed Eurojust.
3. Se uno Stato membro, Europol o Eurojust dispone di prove indicanti che un dato è di fatto inesatto, oppure che è stato inserito o memorizzato nel sistema informativo doganale contrariamente alla presente decisione, esso ne informa quanto prima possibile lo Stato membro che lo ha fornito. Quest’ultimo controlla il dato in questione e, ove necessario, lo rettifica o lo cancella senza indugio. Inoltre informa gli altri Stati membri, Europol ed Eurojust della rettifica o della cancellazione effettuata.
4. Uno Stato membro qualora al momento di inserire dati nel sistema informativo doganale noti che la sua segnalazione discorda, quanto a contenuto o ad azione suggerita, da una segnalazione precedente, ne informa immediatamente lo Stato membro che ha effettuato quest’ultima. I due Stati membri cercano quindi di risolvere la questione. In caso di disaccordo, rimane valida la prima segnalazione, ma le parti di quella nuova, non discordanti dalla prima segnalazione, vengono inserite nel sistema.
5. Fatta salva la presente decisione, se, in uno qualsiasi degli Stati membri, un tribunale o un'altra autorità competente dello Stato membro in questione adotta una decisione definitiva riguardo alla modifica, al completamento, alla rettifica o alla cancellazione di dati nel sistema informativo doganale, gli Stati membri si impegnano reciprocamente ad eseguire tale decisione. In caso di contrasto tra siffatte decisioni di tribunali o di altre autorità di Stati membri diversi, incluse quelle delle autorità nazionali di controllo, in materia di rettifica o cancellazione, lo Stato membro che ha inserito i dati in questione li cancella dal sistema.
Capo V. Conservazione dei dati
Art. 14
I dati personali inseriti nel sistema informativo doganale sono conservati soltanto per il periodo necessario al conseguimento dello scopo di cui all'articolo 1, paragrafo 2, e non possono essere conservati per più di cinque anni. In via eccezionale tali dati possono essere tuttavia conservati per altri due anni al massimo, se e nella misura in cui ciò sia in singoli casi strettamente necessario per conseguire lo scopo prefissato.
Capo VI. Istituzione di un archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 15
1. Il sistema informativo doganale comprende, oltre ai dati di cui dell’articolo 3, i dati previsti dal presente capitolo, in una banca dati specifica (in seguito denominata «Archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali»). Fatte salve le disposizioni del presente capitolo e dei capitoli VII e VIII, le disposizioni della presente decisione si applicano anche all’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali. Tuttavia, non si applica la deroga prevista all’articolo 21, paragrafo 2.
2. L’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali ha lo scopo di consentire alle autorità di uno Stato membro competenti in materia di indagini doganali, designate a norma dell’articolo 7, che aprano un fascicolo o che indaghino su una o più persone o imprese, e a Europol e a Eurojust, di individuare le autorità competenti degli altri Stati membri che stanno indagando o che hanno indagato su dette persone o imprese al fine di realizzare lo scopo di cui all’articolo 1, paragrafo 2, mediante informazioni sull’esistenza di fascicoli d’indagine.
3.
Ai fini dell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali, ciascuno Stato membro comunica agli altri Stati membri, a Europol, a Eurojust e al comitato di cui all'articolo 27 l'elenco dei reati punibili ai sensi della legislazione nazionale.
L'elenco comprende solo i reati punibili:
a) con una pena privativa della libertà o con una misura di sicurezza privativa della libertà non inferiore, nel massimo, a dodici mesi; oppure
b) con una ammenda pari ad almeno 15000 EUR.
4. Se lo Stato membro che effettua una ricerca nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali necessita di più ampi ragguagli sui fascicoli archiviati riguardanti una persona o un’impresa, esso chiede l’assistenza dello Stato membro che ha fornito i dati, sulla base degli strumenti vigenti relativi all’assistenza reciproca.
Capo VII. Funzionamento e utilizzazione dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 16
1.
I dati dei fascicoli d’indagine saranno introdotti nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali soltanto ai fini di cui all’articolo 15, paragrafo 2. Tali dati riguardano unicamente le categorie seguenti:
a) la persona o l’impresa che è o è stata oggetto di un fascicolo d’indagine istruito da un’autorità competente di uno Stato membro, e che:
i) a norma delle leggi nazionali dello Stato membro interessato, è sospettata di commettere o di aver commesso una violazione grave delle leggi nazionali, di parteciparvi o di avervi partecipato; o
ii) è stata oggetto di una constatazione di una violazione; o
iii) è stata oggetto di una sanzione amministrativa o giudiziaria per una delle suddette violazioni;
b) il settore oggetto del fascicolo d’indagine;
c) il nome, la cittadinanza e gli estremi dell’autorità dello Stato membro responsabile del fascicolo, unitamente al numero dello stesso.
I dati di cui alle lettere a), b) e c) sono introdotti in un registro di dati separatamente per ogni persona o impresa. Non sono permessi collegamenti tra registri di dati.
2. I dati personali di cui al paragrafo 1, lettera a), si limitano soltanto ai dati seguenti:
a) per le persone: cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi, data e luogo di nascita, cittadinanza e sesso;
b) per le imprese: ragione sociale, denominazione commerciale utilizzata, indirizzo, numero di identificazione IVA e numero di identificazione dei diritti di accisa.
3. I dati sono introdotti per una durata limitata a norma dell’articolo 19.
Art. 17
Uno Stato membro non è tenuto a registrare i dati di cui all’articolo 16 in casi particolari se e fintantoché detta registrazione nuoce all’ordine pubblico o ad altri interessi essenziali, in particolare costituisce una minaccia grave e immediata per la sicurezza pubblica sua o di un altro Stato membro o paese terzo, o se sono in gioco altri interessi essenziali di uguale importanza, o tali registrazioni possono costituire un grave danno ai diritti delle persone o pregiudicano indagini in corso.
Art. 18
1. L’introduzione di dati nell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali e la relativa consultazione sono riservate esclusivamente alle autorità di cui all’articolo 15, paragrafo 2.
2. Ogni interrogazione dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali deve contenere i seguenti dati personali:
a) per le persone: nome, e/o cognome, e/o cognome da nubile, e/o cognomi precedenti, e/o pseudonimi o appellativi, e/o data di nascita;
b) per le imprese: ragione sociale e/o denominazione commerciale utilizzata, e/o indirizzo, e/o numero di identificazione IVA, e/o numero di identificazione dei diritti di accisa.
Capo VIII. Tempi di conservazione dei dati dell’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 19
1. I termini di conservazione dei dati sono fissati conformemente alle leggi, ai regolamenti e alle procedure dello Stato membro che li inserisce. Tuttavia, in nessun caso possono essere superati i termini seguenti, che decorrono dalla data di inserimento dei dati nel fascicolo:
a) tre anni per i dati relativi a fascicoli di indagine in corso, se in tale periodo non è stata constatata nessuna violazione. I dati sono cancellati prima dello scadere del termine di tre anni se sono trascorsi dodici mesi dall’ultimo atto investigativo;
b) sei anni per i dati relativi a fascicoli d’indagine che hanno portato alla constatazione di una violazione, ma che non si sono ancora conclusi con una condanna o l’irrogazione di una ammenda;
c) dieci anni per i dati relativi a fascicoli d’indagine da cui è scaturita una condanna o una ammenda.
2. In tutte le fasi dell’indagine di cui al paragrafo 1, lettere a), b) e c), non appena in base alle leggi e ai regolamenti amministrativi dello Stato membro che ha fornito i dati una persona o un’impresa ai sensi dell’articolo 16 risulti estranea ai fatti, i dati che la riguardano sono cancellati immediatamente.
3. L’archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali cancella automaticamente i dati dal momento in cui sono superati i termini di conservazione di cui al paragrafo 1.
Capo IX. Protezione dei dati personali
Art. 20
Salvo disposizione contraria della presente decisione:
a) le disposizioni nazionali adottate a norma della direttiva (UE) 2016/680 si applicano al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte delle autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro conformemente all'articolo 7 della presente decisione;
b) il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio4 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione;
c) il regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio5 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte di Europol; e
d) il regolamento (UE) 2018/1727 del Parlamento europeo e del Consiglio6 si applica al trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte di Eurojust.
Art. 21
1. I dati possono essere copiati solo per fini tecnici, purché tale operazione sia necessaria ai fini della ricerca di informazioni ad opera delle autorità di cui all’articolo 7.
2. Fatto salvo l’articolo 8, paragrafo 1, i dati personali inseriti da altri Stati membri non possono essere copiati dal sistema informativo doganale in altri registri nazionali, tranne in caso di copie nei sistemi di gestione dei rischi intesi ad orientare i controlli doganali a livello nazionale oppure di copie in un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni. Dette copie possono essere effettuate nella misura necessaria a casi o indagini specifici.
3. Nei due casi di eccezione di cui al paragrafo 2, soltanto gli analisti autorizzati dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro sono autorizzati a trattare i dati personali provenienti dal sistema informativo doganale nell’ambito di un sistema di gestione dei rischi inteso ad orientare i controlli doganali da parte delle autorità nazionali oppure nell’ambito di un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni.
4. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all’articolo 27 un elenco dei servizi di gestione dei rischi cui appartengono gli analisti autorizzati a copiare e a trattare i dati personali immessi nel sistema informativo doganale.
5. I dati personali copiati dal sistema informativo doganale sono memorizzati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati copiati. La necessità di conservarli è esaminata almeno annualmente dallo Stato membro che li ha copiati. Il periodo di archiviazione non eccede dieci anni. I dati personali non necessari per proseguire l’analisi operativa sono immediatamente cancellati o resi anonimi.
Art. 22
Art. 23
Art. 24
Art. 25
Art. 26
1. Il Garante europeo della protezione dei dati ha il compito di monitorare il trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione e di assicurare che tale trattamento sia effettuato conformemente alla presente decisione. Si applicano di conseguenza i compiti e i poteri di cui agli articoli 57 e 58 del regolamento (UE) 2018/1725.
2. Almeno ogni cinque anni il Garante europeo della protezione dei dati effettua un controllo del trattamento dei dati personali nel quadro della presente decisione da parte della Commissione, conformemente ai principi internazionali di revisione. Una relazione su tale controllo è trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alle autorità nazionali di controllo.
3. Il Garante europeo della protezione dei dati e le autorità nazionali di controllo, ciascuno nell'ambito delle proprie competenze, cooperano attivamente nel quadro delle rispettive responsabilità per assicurare il controllo coordinato del funzionamento del sistema informativo doganale conformemente all'articolo 62 del regolamento (UE) 2018/1725.
Capo X. Quadro istituzionale
Art. 27
1. È istituito un comitato composto di rappresentanti delle amministrazioni doganali degli Stati membri. Il comitato delibera all’unanimità nel caso del paragrafo 2, lettera a) e a maggioranza dei due terzi nel caso del paragrafo 2, lettera b). Esso adotta il suo regolamento interno all’unanimità.
2.
Il comitato è responsabile:
a) dell'attuazione e della corretta applicazione della presente decisione, fatti salvi i poteri delle autorità nazionali di controllo e del Garante europeo della protezione di dati;
b) del corretto funzionamento del sistema informativo doganale sul piano tecnico e operativo. Esso prende tutte le iniziative necessarie per garantire che le misure di cui agli articoli 14 e 28 siano correttamente attuate in relazione al sistema informativo doganale.
Ai fini del presente paragrafo, il comitato può avere accesso diretto ai dati del sistema informativo doganale e utilizzarli direttamente.
3. Il comitato deve riferire annualmente al Consiglio, ai sensi del titolo VI del trattato sull’Unione europea, in merito all’ efficacia e al buon funzionamento del sistema informativo doganale formulando, all’occorrenza, raccomandazioni. La relazione è inviata per informazione al Parlamento europeo.
4. La Commissione prende parte ai lavori del comitato.
Capo XI. Sicurezza del sistema informativo doganale
Art. 28
1. Tutte le misure di carattere amministrativo necessarie per mantenere la sicurezza sono adottate:
a) dalle autorità competenti degli Stati membri, per quanto riguarda i rispettivi terminali del sistema informativo doganale nei loro rispettivi Stati membri, e da Europol e Eurojust;
b) dal comitato di cui all’articolo 27 per quanto riguarda il sistema informativo doganale ed i terminali situati in una sede uguale a quella del sistema informativo doganale ed utilizzati per i fini tecnici ed i controlli di cui al paragrafo 3 del presente articolo.
2. In particolare, le autorità competenti, Europol, Eurojust ed il comitato di cui all’articolo 27 adottano misure intese a:
a) impedire alle persone non autorizzate di accedere alle installazioni utilizzate per l’elaborazione dei dati;
b) impedire che i dati e i relativi supporti siano letti, duplicati, modificati o cancellati da persone non autorizzate;
c) impedire l’inserzione non autorizzata dei dati e qualsiasi consultazione, modifica o cancellazione dei dati non autorizzata;
d) impedire che persone non autorizzate possano accedere ai dati del sistema informativo doganale mediante dispositivi per la trasmissione dei dati;
e) garantire, per quanto riguarda l’utilizzazione del sistema informativo doganale, che le persone autorizzate possano accedere soltanto ai dati di loro competenza;
f) garantire che sia possibile verificare e stabilire a quali autorità si possano trasmettere i dati mediante i dispositivi di trasmissione;
g) garantire che sia possibile verificare e stabilire a posteriori quali dati siano stati inseriti nel sistema informativo doganale, quando e da chi, e verificare le consultazioni;
h) impedire la lettura, duplicazione, modifica o cancellazione non autorizzata di dati durante la trasmissione degli stessi e il trasporto dei relativi supporti.
i) garantire la possibilità di ripristinare i sistemi utilizzati in caso di interruzione;
j) garantire che il sistema funzioni correttamente, che gli errori nel sistema siano segnalati e che i dati personali conservati non possano essere falsati da un errore di funzionamento del sistema.
3. Il comitato di cui all'articolo 27 verifica le interrogazioni del sistema informativo doganale al fine di controllare che le ricerche fatte siano ammissibili e siano state effettuate da utenti autorizzati. Almeno l'1 % di tutte le ricerche effettuate è controllato. Una registrazione di tali ricerche e controlli è conservata nel sistema e viene usata soltanto per lo scopo indicato dal comitato, dalle autorità di controllo nazionali e dal Garante europeo della protezione dei dati, ed è cancellata dopo sei mesi.
Art. 29
L'amministrazione doganale competente di cui all'articolo 10, paragrafo 1, è responsabile delle misure di sicurezza di cui all'articolo 28, per quanto riguarda i terminali situati nel territorio dello Stato membro interessato, delle funzioni di riesame di cui agli articoli 14 e 19 e, peraltro, della corretta attuazione della presente decisione, nei limiti necessari ai sensi delle leggi, dei regolamenti e delle procedure di tale Stato membro.
Capo XII. Responsabilità e obblighi
Art. 30
1.
2. Ciascuno Stato membro è responsabile, conformemente alla legislazione nazionale, dei danni causati ad una persona in seguito all’uso del sistema informativo doganale. Ciò vale anche per i danni causati da uno Stato membro che ha inserito dati inesatti o ha inserito o conservato dati illegalmente.
3. Se uno Stato membro ricevente paga un risarcimento per i danni causati dall’uso di dati inesatti inseriti nel sistema informativo doganale da un altro Stato membro, quest’ultimo rimborsa allo Stato membro ricevente la somma versata a titolo di risarcimento, tenendo conto degli eventuali errori commessi dallo Stato membro ricevente.
4. Europol ed Eurojust sono responsabili conformemente agli atti che li hanno costituiti.
Art. 31
1. I costi relativi all’acquisto, allo studio, allo sviluppo e alla manutenzione dell’infrastruttura informatica centrale (hardware), dei software e delle specifiche connessioni di rete, e ai relativi servizi di produzione, supporto e formazione, che sono indissociabili dal funzionamento del sistema informativo doganale ai fini dell’applicazione delle normative doganale e agricola comunitarie, nonché alla utilizzazione del sistema informativo doganale da parte degli Stati membri nel proprio territorio, incluse le spese di comunicazione, sono a carico del bilancio generale delle Comunità europee.
2. I costi relativi alla manutenzione delle postazioni di lavoro/terminali nazionali dovuti all’attuazione della presente decisione sono a carico degli Stati membri.