Decisione (UE) 2016/1353 del Consiglio del 4 agosto 2016 sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa e che abroga la decisione 2007/643/PESC
Testo vigente
Art. 6 Principio dell'annualità
1. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell'Agenzia sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio o, nel caso degli impegni giuridici relativamente ai quali la maggior parte delle fasi preparatorie è stata effettuata entro il 31 dicembre, entro il 31 marzo dell'anno successivo.
3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall'esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio o durante gli esercizi precedenti.
4. Considerato il fabbisogno dell'Agenzia e previa approvazione del comitato direttivo, a norma dell'articolo 15, gli stanziamenti inutilizzati possono essere iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese dell'esercizio successivo. Tali stanziamenti devono essere utilizzati per primi.
5. I paragrafi da 1 a 4 non ostano a che gli impegni di bilancio per le azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possano essere ripartiti in frazioni annue.
Art. 7 Principio del pareggio
1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.
2. L'Agenzia non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.
3. Eventuali eccedenze di bilancio derivanti dal bilancio generale dell'Agenzia in un determinato esercizio sono considerate un credito a disposizione degli Stati membri partecipanti e sono loro restituite quale deduzione dal terzo contributo dell'esercizio successivo.
Art. 8 Principio dell'unità di conto
Il bilancio dell'Agenzia è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile è autorizzato a effettuare operazioni in altre monete.
Art. 9 Principio dell'universalità
L'insieme delle entrate copre l'insieme degli stanziamenti di pagamento. Tutte le entrate e le spese sono iscritte nel bilancio senza contrazione fra di esse.
Art. 10 Principio della specializzazione
1. Gli stanziamenti sono specificati almeno per titoli e per capitoli.
2.
L'ordinatore può procedere a storni di stanziamenti da capitolo a capitolo senza limiti e da titolo a titolo nei limiti del 10 % degli stanziamenti dell'esercizio che figurano sulla linea dalla quale viene effettuato lo storno.
Al di là del limite di cui al paragrafo 1, l'ordinatore propone al comitato direttivo storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il comitato direttivo dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.
L'ordinatore informa il comitato direttivo degli storni effettuati a norma del primo comma. Le proposte di storni e gli storni effettuati sono accompagnati da documenti giustificativi adeguati e dettagliati da cui emerge l'esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.
Art. 11 Principio della sana gestione finanziaria
1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2.
Secondo il principio dell'economia, le risorse impiegate dall'Agenzia nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.
Art. 12 Controllo interno dell'esecuzione del bilancio
1. Il bilancio dell'Agenzia viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.
2. Ai fini dell'esecuzione del bilancio dell'Agenzia, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:
a) efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;
b) affidabilità delle relazioni;
c) salvaguardia degli attivi e informazione;
d) prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;
e) adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.
3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, gli elementi stabiliti all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio3, tenendo conto della struttura e delle dimensioni dell'Agenzia, della natura dei compiti affidatigli, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.
Art. 13 Principio della trasparenza
1. Il bilancio dell'Agenzia è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.
2. Fatto salvo l'articolo 35, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, il bilancio dell'Agenzia, compresi la tabella dell'organico e i bilanci rettificativi, quali adottati, sono pubblicati sul sito Internet dell'Agenzia entro quattro settimane dalla loro adozione.
Titolo III. Disposizioni applicabili al bilancio generale
Capo 1. Programmazione finanziaria
Art. 14 Bilancio generale
1. Entro il 31 marzo di ogni anno il capo dell'Agenzia fornisce al comitato direttivo una stima preliminare del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo.
2. Entro il 30 giugno di ogni anno il capo dell'Agenzia propone al comitato direttivo una stima preliminare rivista del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo, unitamente al progetto di quadro di pianificazione triennale.
3. Entro il 30 settembre di ogni anno il capo dell'Agenzia propone il progetto di bilancio generale al comitato direttivo unitamente al progetto di quadro di pianificazione triennale. Il progetto comprende:
a) gli stanziamenti ritenuti necessari:
i) per coprire i costi operativi, di personale e di riunione dell'Agenzia;
ii) per consulenze esterne, in particolare analisi operative, indispensabili affinché l'Agenzia possa svolgere i suoi compiti, nonché per specifiche attività a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti;
b) una stima delle entrate necessarie per coprire le spese.
4. Il comitato direttivo mira ad assicurare che gli stanziamenti di cui al paragrafo 3, lettera a), punto ii), rappresentino una percentuale significativa degli stanziamenti complessivi di cui al paragrafo 3. Tali stanziamenti corrispondono alle esigenze effettive e consentono all'Agenzia di svolgere un ruolo operativo.
5. Il progetto di bilancio generale è supportato da motivazioni particolareggiate e da una tabella dell'organico.
6. Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, può decidere che il progetto di bilancio generale copra altresì un particolare progetto o programma ove questo risulti chiaramente a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti.
7. Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli che raggruppano le spese a seconda della loro natura o della loro destinazione e ripartiti, per quanto occorra, in articoli.
8. Ogni titolo può contenere un capitolo denominato «stanziamenti provvisori». Tali stanziamenti sono iscritti in detto capitolo qualora sussista incertezza, fondata su gravi motivi, quanto all'importo degli stanziamenti necessari o alla possibilità di eseguire gli stanziamenti iscritti.
9.
Le entrate comprendono:
a) contributi degli Stati membri partecipanti in base al criterio del reddito nazionale lordo (RNL);
b) altre entrate, tra cui le trattenute effettuate sulle retribuzioni del personale e gli interessi maturati sui conti bancari dell'Agenzia.
Il progetto di bilancio generale prevede per le entrate con destinazione specifica una voce d'accoglienza e, per quanto possibile, l'importo previsto.
10. Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, adotta il progetto di bilancio generale entro il 31 dicembre di ogni anno. In tale occasione, il comitato direttivo è presieduto dal capo dell'Agenzia ovvero da un rappresentante da lui designato o da un membro del comitato direttivo invitato dal capo dell'Agenzia a svolgere tale funzione. Il direttore esecutivo dichiara che il bilancio è stato adottato e lo notifica agli Stati membri partecipanti.
11. Se, all'inizio dell'esercizio, il progetto di bilancio generale non è stato adottato, le spese possono essere effettuate mensilmente per capitolo o per altra sottodivisione, nel limite di un dodicesimo degli stanziamenti iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Tale misura non può tuttavia avere per effetto di mettere a disposizione dell'Agenzia stanziamenti superiori al dodicesimo di quelli previsti nel progetto di bilancio generale in preparazione. Il comitato direttivo, deliberando a maggioranza qualificata su proposta del direttore esecutivo, può autorizzare spese superiori al limite del dodicesimo, a condizione che i complessivi stanziamenti di bilancio per tale esercizio finanziario non superino quelli iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Il direttore esecutivo può chiedere che siano versati i contributi necessari per coprire gli stanziamenti autorizzati ai sensi della presente disposizione, pagabili entro 30 giorni dall'invio della richiesta di contributi.
Art. 15 Bilancio rettificativo
1. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, il direttore esecutivo può proporre al comitato direttivo un progetto di bilancio rettificativo.
2. Il progetto di bilancio rettificativo è redatto, proposto, adottato e notificato secondo la stessa procedura del bilancio generale. Il comitato direttivo delibera tenendo conto dell'urgenza di tali circostanze.
Capo 2. Agenti finanziari ed esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria
Art. 16 Poteri e funzioni dell'ordinatore
1. Il direttore esecutivo esercita le funzioni di ordinatore. L'ordinatore esegue il bilancio generale conformemente alle presenti norme finanziarie e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. L'ordinatore è incaricato di garantirne la legittimità e la regolarità.
2. Il direttore esecutivo può delegare i poteri d'esecuzione del bilancio al personale dell'Agenzia, soggetto alla decisione (UE) 2016/1351 del Consiglio4, («statuto dell'Agenzia»), alle condizioni stabilite nelle presenti norme finanziarie. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.
3. Possono essere affidati, mediante contratto, a entità od organismi esterni compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l'esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
4.
Il direttore esecutivo propone al comitato direttivo e pone in atto, tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all'esecuzione dei suoi compiti. L'istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un'analisi dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.
Il comitato direttivo fornisce il suo assenso alle decisioni relative alla struttura organizzativa dell'Agenzia.
Il direttore esecutivo può introdurre una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
5. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico all'Agenzia per l'esecuzione del bilancio generale per l'esercizio interessato.
6. Al trattamento dei dati personali si applica l'articolo 31 della decisione (PESC) 2015/1835.
Art. 17 Controlli ex ante
1.
Ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un'analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell'operazione.
I controlli ex ante comprendono l'avvio e la verifica di un'operazione.
L'avvio e la verifica di un'operazione sono funzioni distinte.
2. Per avvio di un'operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all'adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell'Agenzia.
3. Per verifica ex ante di un'operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall'ordinatore per verificarne gli aspetti operativi e finanziari. Per una data operazione, la verifica è effettuata da funzionari diversi da quelli che hanno avviato l'operazione.
4.
I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.
La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall'ordinatore in base a considerazioni inerenti ai rischi e all'efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l'ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a) la regolarità e la conformità della spesa e delle entrate rispetto alle disposizioni applicabili;
b) l'applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all'articolo 11.
Ai fini dei controlli, l'ordinatore può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un'unica operazione.
Art. 18 Controlli ex post
1.
L'ordinatore può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.
I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
2.
I controlli ex post sono svolti da personale diverso da quello responsabile dei controlli ex ante. Il personale responsabile dei controlli ex post non è subordinato al personale responsabile dei controlli ex ante.
Il personale incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie dispone delle necessarie competenze professionali.
Art. 19 Relazioni annuali
Il direttore esecutivo rende conto annualmente al comitato direttivo dell'esercizio delle sue funzioni. A tale scopo il direttore esecutivo presenta i conti annuali dell'agenzia nel rispetto dei termini di cui all'articolo 44.
I conti annuali dell'Agenzia sono composti da diverse sezioni, tra cui:
a) la relazione di attività, che descrive i principali aspetti dell'esercizio;
b) gli stati finanziari;
c) la relazione sull'esecuzione del bilancio.
I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale egli dichiara che i conti annuali sono stati elaborati nel rispetto dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.
I conti definitivi contengono informazioni finanziarie e di gestione, compresi i risultati dei controlli, in cui si dichiara che, salvo se diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese, il direttore esecutivo ha la ragionevole certezza che:
a) le informazioni figuranti nella relazione forniscono un'immagine fedele;
b) le risorse destinate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per la finalità prevista e conformemente al principio della sana gestione finanziaria;
c) le procedure di controllo predisposte danno la garanzia necessaria quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La relazione di attività illustra i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che gli sono stati assegnati, i rischi associati a dette operazioni, l'impiego delle risorse messe a sua disposizione e l'efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno, compresa una valutazione globale dei costi e benefici dei controlli.
Art. 20 Stato finanziario
1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a) il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l'intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio precedente, e sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all'articolo 39;
b) la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c) la situazione di variazione dell'attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l'esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.
2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell'Agenzia.
Art. 21 Relazione sull'esecuzione del bilancio
La relazione sull'esecuzione del bilancio dell'Agenzia comprende il bilancio generale e i bilanci relativi ad attività ad hoc e risultanti da entrate supplementari; è presentata in euro. La struttura della relazione sull'esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio stesso.
Essa comprende:
a) la relazione che comprende la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese;
b) le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nella relazione.
Art. 22 Tutela degli interessi finanziari dell'agenzia
1. Se un membro del personale partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene che una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore gerarchico sia irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche cui lo stesso è vincolato, ne informa per iscritto il direttore esecutivo, che risponde per iscritto. In caso d'inerzia del direttore esecutivo o qualora egli confermi la decisione o l'istruzione iniziale e il membro del personale consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il membro del personale ne informa il capo dell'Agenzia.
2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri, il membro del personale informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. Il collegio dei revisori dei conti come pure qualsiasi revisore esterno che svolga gli audit finanziari dell'Agenzia informano l'ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri.
Art. 23 Contabile
1. Il comitato direttivo nomina un contabile soggetto allo statuto dell'Agenzia, che è interamente indipendente nell'esercizio delle sue funzioni in seno all'Agenzia e rende conto al comitato direttivo. Il contabile è incaricato, presso l'Agenzia, di quanto segue:
a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;
b) tenere la contabilità, preparare e presentare i conti conformemente al capo 6 del presente titolo e agli articoli 19, 20 e 21;
c) attuare, conformemente al capo 6 del presente titolo, le norme contabili e il piano contabile;
d) convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;
e) provvedere alla gestione della tesoreria.
2. Il contabile ottiene dall'ordinatore tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che forniscano un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'Agenzia e dell'esecuzione del bilancio. L'ordinatore garantisce l'affidabilità di tali informazioni.
3.
Prima della loro adozione da parte del direttore esecutivo, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'Agenzia.
Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all'articolo 39 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.
L'ordinatore o i suoi delegati restano pienamente responsabili dell'utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile.
Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.
Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.
Fatto salvo il paragrafo 4, solo il contabile è abilitato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.
4. Nell'espletamento delle sue funzioni e se ciò si rivela indispensabile a tal fine conformemente alle norme finanziarie dell'Agenzia, il contabile può delegare taluni compiti a personale soggetto allo statuto dell'Agenzia.
5. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il comitato direttivo può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. In tale caso il comitato direttivo nomina un contabile provvisorio.
Art. 24 Responsabilità degli agenti finanziari
1. Gli articoli da 16 a 26 fanno salva l'eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell'Agenzia e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell'Unione o degli Stati membri.
2. Ogni ordinatore e contabile sono responsabili sotto il profilo disciplinare e patrimoniale conformemente allo statuto dei funzionari dell'Agenzia. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).
3. Ogni membro del personale può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'Agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall'autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dalla legislazione vigente.
4. Per quanto concerne la responsabilità degli ordinatori, si applica l'articolo 73, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Art. 25 Conflitto d'interessi
1.
Gli agenti finanziari ai sensi del titolo III, capo 2, e le altre persone partecipanti all'esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell'Agenzia.
Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa il direttore esecutivo, che conferma per iscritto l'esistenza di un conflitto d'interessi. La persona in questione informa inoltre il proprio superiore gerarchico. Se l'agente è il direttore esecutivo, la persona deve informarne il capo dell'Agenzia.
Qualora si accerti l'esistenza di un conflitto d'interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. Il direttore esecutivo, o il capo dell'Agenzia nel caso in cui il conflitto d'interessi riguardi il direttore esecutivo, intraprendono qualsiasi altra azione appropriata.
2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un'altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il destinatario.
Art. 26 Separazione delle funzioni
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.