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Decisione (UE) 2016/1353 del Consiglio del 4 agosto 2016 sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa e che abroga la decisione 2007/643/PESC

Testo vigente

Capo 4. Operazioni di entrata e di spesa

Art. 29 Esecuzione delle entrate

1. L'esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l'accertamento dei diritti da recuperare e il recupero degli importi indebitamente versati. Essa comprende anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

2.

Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l'esecuzione forzata.

Quando l'ordinatore intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. La decisione di rinuncia specifica che sono state esplicate azioni ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell'Agenzia sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell'ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato ai conti annuali dell'Agenzia.

3. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente all'articolo 83 del regolamento delegato della Commissione (UE) n. 1268/20125.

4. I crediti dell'Agenzia nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell'Agenzia sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.

Art. 30 Contributo degli Stati membri al bilancio generale dell'agenzia

1. Determinazione dei contributi laddove è applicabile il criterio dell'RNL come segue:

  1. a) laddove è applicabile il criterio dell'RNL, la ripartizione dei contributi tra gli Stati membri cui è richiesto un contributo è determinata secondo un criterio basato sul prodotto nazionale lordo come previsto nell'articolo 41, paragrafo 2, del trattato sull'Unione europeae ai sensi della decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio6, o di qualsiasi altra decisione che la sostituisca;

  2. b) i dati per il calcolo dei contributi corrispondono a quelli della colonna «risorsa propria basata sull'RNL» della tabella «Riepilogo del finanziamento del bilancio generale per tipo di risorse proprie e per Stato membro» allegata all'ultimo bilancio dell'Unione. Il contributo di ciascuno Stato membro cui è richiesto un contributo è proporzionale alla quota dell'RNL di tale Stato membro nell'aggregato complessivo degli RNL degli Stati membri cui è richiesto un contributo.

2.

Il calendario di pagamento dei contributi è il seguente:

  1. a) i contributi destinati a finanziare il bilancio generale dell'Agenzia sono versati dagli Stati membri partecipanti in tre quote uguali, entro il 15 marzo, il 15 giugno e il 15 ottobre dell'esercizio interessato. L'Agenzia invia lettere di richiesta dei contributi agli Stati membri partecipanti almeno 60 giorni prima delle date di pagamento delle quote;

  2. b) quando è adottato un bilancio rettificativo, i contributi necessari sono versati dagli Stati membri partecipanti entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente;

  3. c) le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne;

  4. d) se il bilancio annuale non è approvato entro il 30 novembre, su richiesta di uno Stato membro l'Agenzia può emettere una richiesta individuale provvisoria di contributi per tale Stato membro, da versare entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente.

Quando il pagamento è effettuato entro il termine ed è ricevuto dall'Agenzia non più di 10 giorni oltre detto termine, all'Agenzia non è dovuto alcun interesse di cui all'articolo 29, paragrafo 3. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a 10 giorni, gli interessi di mora sono calcolati per l'intero periodo.

Art. 31 Esecuzione delle spese

1. Per eseguire le spese, l'ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l'esecuzione degli stanziamenti.

2.

Un impegno di bilancio consiste nell'operazione con la quale sono riservati gli stanziamenti necessari all'esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di impegni giuridici. Un impegno giuridico è l'atto con il quale l'ordinatore crea o constata un'obbligazione dalla quale deriva un onere. Gli impegni di bilancio e gli impegni giuridici sono adottati dallo stesso ordinatore, salvo in casi debitamente giustificati.

Gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti categorie:

  1. a) specifico: l'impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l'importo della spesa sono determinati;

  2. b) globale: l'impegno di bilancio è globale quando almeno uno degli elementi necessari a definire l'impegno come specifico rimane indeterminato;

  3. c) accantonato: l'impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese regolari di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.

Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall'atto di base o se si tratta di spese amministrative.

3.

Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

La liquidazione di una spesa è l'atto con cui l'ordinatore:

  1. a) verifica l'esistenza dei diritti del creditore;

  2. b) determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito;

  3. c) verifica l'esigibilità del credito.

L'autorizzazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile l'istruzione di pagare l'importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

4. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell'Agenzia, l'ordinatore procede a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

5.

Il primo anno del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia contiene l'autorizzazione del comitato direttivo per le spese operative del suddetto organismo per le attività a cui si riferisce, purché gli elementi definiti nel presente paragrafo siano chiaramente identificati.

Il quadro di pianificazione comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un'indicazione degli importi assegnati a ciascuna azione.

Qualsiasi modifica sostanziale del primo anno del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il quadro di pianificazione iniziale.

Il comitato direttivo può delegare all'ordinatore dell'Agenzia il potere di apportare modifiche non sostanziali al quadro di pianificazione.

Capo 5. Esecuzione del bilancio

Art. 33 Appalti pubblici

1. Per quanto riguarda l'aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatti salvi i paragrafi 2 e 3 del presente articolo.

2. Per gli appalti il cui valore è compreso tra 60000 EUR e le soglie di cui all'articolo 118 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è consentita la procedura stabilita dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per gli appalti di valore modesto non superiore a 60000 EUR.

3. L'Agenzia può stipulare con la Commissione europea, con gli uffici interistituzionali, con il Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio7 e con altri organismi dell'Unione contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l'esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.

Art. 34 Aggiudicazione congiunta

1. L'Agenzia può chiedere di essere associata, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all'aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all'aggiudicazione di appalti di altri organismi o agenzie dell'UE.

2. Nell'ambito delle attività di collaborazione con gli Stati membri, quali quelle di cui al capo IV della decisione (PESC) 2015/1835, l'Agenzia può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunta.

3.

In caso di procedura di aggiudicazione congiunta fra l'Agenzia e l'amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri si applicano le disposizioni procedurali dell'Agenzia.

Quando l'amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri detiene o gestisce una quota del valore totale stimato del contratto pari o superiore al 50 %, oppure in altri casi debitamente motivati, si applicano le norme procedurali della direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo e del Consiglio8, della direttiva 2009/81/UE del Parlamento europeo e del Consiglio9 o di qualsiasi altro atto giuridico dell'Unione che possa essere applicabile alla luce della materia in questione.

4. L'Agenzia può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunta con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le proprie necessità amministrative. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l'articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

Art. 35 Esperti

L'Agenzia può applicare le disposizioni dell'articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per la selezione di esperti, fatte salve le eventuali procedure specifiche previste nell'atto di base del programma di cui si affida l'attuazione all'Agenzia stessa. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale.

Gli esperti esterni sono scelti in base all'adeguatezza delle loro competenze, esperienze e conoscenze in relazione ai compiti loro assegnati e nel rispetto dei principi di non discriminazione, di parità di trattamento e di assenza di conflitti d'interesse.

Art. 38 Indicazione dei mezzi di ricorso

1. Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l'atto stesso riporta l'indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l'impugnazione.

2. Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l'istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l'esercizio del ricorso.

Capo 6. Contabilità

Art. 39 Norme relative alla contabilità

L'Agenzia crea un sistema contabile che fornisce tempestivamente dati precisi, completi e attendibili.

Il contabile dell'Agenzia adotta norme sul modello dei principi contabili internazionalmente ammessi per il settore pubblico. Il contabile può discostarsi da tali principi se lo reputa necessario per dare un'immagine fedele degli elementi di attivo e di passivo, degli oneri e proventi e dei flussi di cassa. Qualora un contabile si discosti sensibilmente da detti principi, le note degli stati finanziari indicano tale fatto e i motivi che lo giustificano.

Art. 40 Principi contabili

Gli stati finanziari presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dell'articolo 39.

Art. 41 Sistema contabile

1. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.

2. La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell'Agenzia.

3. La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell'esecuzione del bilancio dell'Agenzia. Essa registra tutti gli atti d'esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Art. 42 Inventari

L'Agenzia tiene inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che ne costituiscono il patrimonio. L'Agenzia verifica la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto.

Capo 7. Revisione contabile esterna e lotta contro la frode

Art. 43 Revisione contabile esterna

1.

Il comitato direttivo nomina un collegio di revisori dei conti per esercitare la funzione di revisione contabile esterna del bilancio amministrativo e di quello operativo, dei conti finanziari e degli stati finanziari dell'Agenzia. La revisione contabile è condotta in conformità dei principi internazionali ammessi in materia di revisione e, previa approvazione da parte del comitato direttivo, dei termini di riferimento aggiuntivi.

Almeno ogni tre anni il collegio fornisce al comitato direttivo una garanzia e un parere indipendenti sul fatto che le attività dell'Agenzia sono state svolte secondo i principi di una sana gestione finanziaria. Per svolgere tale compito, il collegio può ricorrere a personale temporaneo aggiuntivo, d'intesa con il comitato direttivo.

2. Il collegio dei revisori dei conti è composto da almeno tre revisori di diversi Stati membri partecipanti, assistiti da collaboratori nominati dal collegio. Il collaboratore può essere mantenuto fintantoché resta in carica il membro del collegio di revisori dei conti che lo ha nominato.

3. I membri del collegio dei revisori dei conti sono nominati per un periodo di tre audit successivi. Viene garantita una rotazione equa tra gli Stati membri partecipanti che desiderano inviare revisori.

4. Il comitato direttivo nomina il collegio dei revisori dei conti scegliendo tra i candidati proposti dagli Stati membri partecipanti. I candidati appartengono di preferenza al più alto organismo di revisione contabile nazionale degli Stati membri partecipanti e offrono sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Devono essere disponibili per assolvere compiti per conto dell'Agenzia ogni qual volta sia necessario. Nell'esercizio di tali funzioni i membri del collegio:

  1. a) continuano ad essere retribuiti, così come i loro collaboratori, dall'organismo di appartenenza; l'Agenzia rimborsa loro solo le spese di missione sulla stessa base prevista dalle regole dell'Agenzia;

  2. b) possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato direttivo; il collegio ed i revisori che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;

  3. c) riferiscono unicamente al comitato direttivo in merito ai loro compiti;

  4. d) verificano che l'esecuzione delle entrate e delle spese amministrate dall'Agenzia sia conforme alla normativa applicabile e ai principi di una sana gestione finanziaria.

5. Il collegio di revisori dei conti elegge ogni anno il suo presidente per l'esercizio successivo. Adotta le norme applicabili alle revisioni effettuate dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali in materia di revisione. Il collegio approva le relazioni di revisione contabile stilate dai suoi membri prima che siano trasmesse al direttore esecutivo e al comitato direttivo.

6. I revisori assicurano il rispetto della riservatezza delle informazioni e la protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell'esercizio delle loro funzioni di revisione in conformità delle regole applicabili a tali informazioni e dati.

7. I revisori hanno accesso immediato, senza necessità di preavviso, ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui detti documenti e supporti sono custoditi e hanno la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese dell'Agenzia forniscono al direttore esecutivo e alle persone incaricate della revisione delle stesse l'assistenza necessaria all'esercizio delle loro funzioni. Le spese relative alla revisione sono imputate al bilancio generale.

8. Su proposta del direttore esecutivo o di uno degli Stati membri, il comitato direttivo può decidere, caso per caso, di ricorrere ad altri organismi esterni per revisioni particolari in coordinamento con l'incarico del collegio di revisori dei conti.

9. In casi specifici, a spese proprie e in accordo con il comitato direttivo, le autorità nazionali di revisione degli Stati membri partecipanti possono ottenere tutte le informazioni ed esaminare tutti i documenti che ritengono necessari ai fini della revisione relativa alla propria quota nazionale o delle relazioni al governo e al parlamento, senza prevaricare la sfera di competenza degli altri Stati membri partecipanti e le responsabilità del collegio di revisori dei conti e conformemente alle norme dell'Agenzia, in particolare quelle sulla protezione dei dati.

Art. 44 Revisione contabile annuale e discarico del bilancio dell'agenzia

1. Entro il 31 del mese di marzo successivo alla chiusura dell'esercizio, il direttore esecutivo presenta al collegio dei revisori dei conti, per esame e parere, un progetto dei conti annuali dell'Agenzia di cui all'articolo 19.

2. Entro il 30 del mese di giugno successivo alla chiusura dell'esercizio, il collegio di revisori dei conti presenta al direttore esecutivo la sua relazione annuale di revisione contabile contenente il parere e le osservazioni del collegio stesso sul progetto di conti annuali di cui al paragrafo 1.

3. Entro il 15 del mese di luglio successivo alla chiusura dell'esercizio, il direttore esecutivo sottopone al comitato direttivo i conti annuali definitivi sottoposti a revisione e la relazione di revisione contabile, corredati delle risposte dell'Agenzia.

4. Entro il 30 del mese di ottobre successivo alla chiusura dell'esercizio, il comitato direttivo approva i conti annuali sottoposti a revisione e concede il discarico al direttore esecutivo e al contabile dell'Agenzia per l'esercizio.

5. Dopo l'approvazione del comitato direttivo, i conti annuali sottoposti a revisione sono notificati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

6. L'insieme dei conti e degli inventari è conservato dal contabile per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di discarico corrispondente.

Art. 45 Olaf

1. L'OLAF può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio10 e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio11 al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Agenzia in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto finanziato da essa.

2. Fatto salvo il paragrafo 1, i contratti, gli accordi e le decisioni dell'Agenzia contengono disposizioni che abilitano espressamente il collegio di revisori dei conti e l'OLAF a svolgere controlli e indagini in base alle rispettive competenze.

Titolo IV. Disposizioni specifiche applicabili alle entrate supplementari

Art. 46 Entrate supplementari

1. Nell'ambito della sua missione ai sensi dell'articolo 2 della decisione (PESC) 2015/1835, l'Agenzia può ricevere entrate supplementari con destinazione specifica:

  1. a) a carico del bilancio generale dell'Unione decise caso per caso, nel pieno rispetto delle norme, delle procedure e degli iter decisionali ad esso applicabili;

  2. b) a carico degli Stati membri, di paesi terzi o di altre parti terze, a meno che il comitato direttivo non decida altrimenti entro un mese dalla ricezione di tali informazioni da parte dell'Agenzia.

2. Le entrate di cui al paragrafo 1 possono essere utilizzate solo a condizione di conservare la loro destinazione specifica.

3. I costi amministrativi supplementari connessi alla gestione delle entrate supplementari sono coperti, se del caso, dal bilancio relativo alle stesse.

4. Le disposizioni di cui al titolo III, capi da 2 a 7, sono applicabili alle entrate supplementari a meno che i pertinenti accordi prevedano norme diverse, che sono in ogni caso conformi ai principi di bilancio stabiliti al titolo II.

5. Eventuali eccedenze di bilancio derivanti da entrate supplementari al termine del periodo di attuazione sono considerate un credito a disposizione delle entità che vi hanno contribuito e sono loro restituite. Possono altresì essere utilizzate con altre destinazioni specifiche, come stabilito nei pertinenti accordi o, a meno che il comitato direttivo non decida altrimenti entro un mese dalla ricezione delle informazioni da parte dell'Agenzia, come proposto dall'entità interessata.

6. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l'impiego delle entrate supplementari e degli stanziamenti corrispondenti. I contributi risultanti da entrate supplementari sono pertanto contabilizzati separatamente e utilizzati nel rispetto della destinazione specifica a essi assegnata. A fini di trasparenza sono inoltre versati in conti bancari separati. Saranno inoltre indicati separatamente all'interno della relazione sull'esecuzione del bilancio dell'Agenzia di cui all'articolo 21.

Titolo V. Disposizioni specifiche applicabili ai bilanci relativi ad attività ad hoc

Art. 47 Gestione da parte dell'agenzia di bilanci relativi ad attività ad hoc

1. Il comitato direttivo, su proposta del direttore esecutivo o di uno Stato membro, può decidere che l'Agenzia può essere incaricata dagli Stati membri della gestione amministrativa e finanziaria di talune attività di sua competenza conformemente al capo IV della decisione (PESC) 2015/1835.

2. Il comitato direttivo, nell'ambito dei progetti e programmi ad hoc dell'Agenzia, può autorizzare quest'ultima, alle condizioni previste dalle disposizioni che disciplinano le attività in questione, a concludere contratti e convenzioni di sovvenzione, nonché a raccogliere in via preliminare presso tali Stati membri i contributi necessari per onorare detti contratti e convenzioni di sovvenzione, prendendo in considerazione i vincoli di bilancio degli Stati membri.

3. Le disposizioni di cui al titolo III, capi da 2 a 7, della presente decisione si applicano alle attività ad hoc istituite in conformità degli articoli 19 o 20 della decisione (PESC) 2015/1835, a meno che l'atto o gli atti di base del programma o del progetto prevedano norme diverse, che sono in ogni caso conformi ai principi di bilancio stabiliti al titolo II della presente decisione.

4. Eventuali eccedenze di bilancio derivanti da progetti o programmi ad hoc sono considerate un credito a disposizione degli Stati membri partecipanti e delle altre entità che vi hanno contribuito e sono loro restituite al termine del periodo di attuazione o utilizzate con altre destinazioni specifiche, come stabilito nei pertinenti accordi o come deciso dallo Stato membro interessato o dall'entità interessata.

Titolo VI. Disposizioni finali

Fonti e licenze