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Decisione (UE) 2016/1353 del Consiglio del 4 agosto 2016 sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa e che abroga la decisione 2007/643/PESC

Testo vigente

Art. 11 Principio della sana gestione finanziaria

1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2.

Secondo il principio dell'economia, le risorse impiegate dall'Agenzia nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.

Art. 12 Controllo interno dell'esecuzione del bilancio

1. Il bilancio dell'Agenzia viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2. Ai fini dell'esecuzione del bilancio dell'Agenzia, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

  1. a) efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

  2. b) affidabilità delle relazioni;

  3. c) salvaguardia degli attivi e informazione;

  4. d) prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;

  5. e) adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, gli elementi stabiliti all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio3, tenendo conto della struttura e delle dimensioni dell'Agenzia, della natura dei compiti affidatigli, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.

Art. 13 Principio della trasparenza

1. Il bilancio dell'Agenzia è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.

2. Fatto salvo l'articolo 35, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, il bilancio dell'Agenzia, compresi la tabella dell'organico e i bilanci rettificativi, quali adottati, sono pubblicati sul sito Internet dell'Agenzia entro quattro settimane dalla loro adozione.

Titolo III. Disposizioni applicabili al bilancio generale

Capo 1. Programmazione finanziaria

Art. 14 Bilancio generale

1. Entro il 31 marzo di ogni anno il capo dell'Agenzia fornisce al comitato direttivo una stima preliminare del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo.

2. Entro il 30 giugno di ogni anno il capo dell'Agenzia propone al comitato direttivo una stima preliminare rivista del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo, unitamente al progetto di quadro di pianificazione triennale.

3. Entro il 30 settembre di ogni anno il capo dell'Agenzia propone il progetto di bilancio generale al comitato direttivo unitamente al progetto di quadro di pianificazione triennale. Il progetto comprende:

  1. a) gli stanziamenti ritenuti necessari:

    1. i) per coprire i costi operativi, di personale e di riunione dell'Agenzia;

    2. ii) per consulenze esterne, in particolare analisi operative, indispensabili affinché l'Agenzia possa svolgere i suoi compiti, nonché per specifiche attività a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti;

  2. b) una stima delle entrate necessarie per coprire le spese.

4. Il comitato direttivo mira ad assicurare che gli stanziamenti di cui al paragrafo 3, lettera a), punto ii), rappresentino una percentuale significativa degli stanziamenti complessivi di cui al paragrafo 3. Tali stanziamenti corrispondono alle esigenze effettive e consentono all'Agenzia di svolgere un ruolo operativo.

5. Il progetto di bilancio generale è supportato da motivazioni particolareggiate e da una tabella dell'organico.

6. Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, può decidere che il progetto di bilancio generale copra altresì un particolare progetto o programma ove questo risulti chiaramente a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti.

7. Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli che raggruppano le spese a seconda della loro natura o della loro destinazione e ripartiti, per quanto occorra, in articoli.

8. Ogni titolo può contenere un capitolo denominato «stanziamenti provvisori». Tali stanziamenti sono iscritti in detto capitolo qualora sussista incertezza, fondata su gravi motivi, quanto all'importo degli stanziamenti necessari o alla possibilità di eseguire gli stanziamenti iscritti.

9.

Le entrate comprendono:

  1. a) contributi degli Stati membri partecipanti in base al criterio del reddito nazionale lordo (RNL);

  2. b) altre entrate, tra cui le trattenute effettuate sulle retribuzioni del personale e gli interessi maturati sui conti bancari dell'Agenzia.

Il progetto di bilancio generale prevede per le entrate con destinazione specifica una voce d'accoglienza e, per quanto possibile, l'importo previsto.

10. Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, adotta il progetto di bilancio generale entro il 31 dicembre di ogni anno. In tale occasione, il comitato direttivo è presieduto dal capo dell'Agenzia ovvero da un rappresentante da lui designato o da un membro del comitato direttivo invitato dal capo dell'Agenzia a svolgere tale funzione. Il direttore esecutivo dichiara che il bilancio è stato adottato e lo notifica agli Stati membri partecipanti.

11. Se, all'inizio dell'esercizio, il progetto di bilancio generale non è stato adottato, le spese possono essere effettuate mensilmente per capitolo o per altra sottodivisione, nel limite di un dodicesimo degli stanziamenti iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Tale misura non può tuttavia avere per effetto di mettere a disposizione dell'Agenzia stanziamenti superiori al dodicesimo di quelli previsti nel progetto di bilancio generale in preparazione. Il comitato direttivo, deliberando a maggioranza qualificata su proposta del direttore esecutivo, può autorizzare spese superiori al limite del dodicesimo, a condizione che i complessivi stanziamenti di bilancio per tale esercizio finanziario non superino quelli iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Il direttore esecutivo può chiedere che siano versati i contributi necessari per coprire gli stanziamenti autorizzati ai sensi della presente disposizione, pagabili entro 30 giorni dall'invio della richiesta di contributi.

Art. 15 Bilancio rettificativo

1. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, il direttore esecutivo può proporre al comitato direttivo un progetto di bilancio rettificativo.

2. Il progetto di bilancio rettificativo è redatto, proposto, adottato e notificato secondo la stessa procedura del bilancio generale. Il comitato direttivo delibera tenendo conto dell'urgenza di tali circostanze.

Capo 2. Agenti finanziari ed esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria

Art. 16 Poteri e funzioni dell'ordinatore

1. Il direttore esecutivo esercita le funzioni di ordinatore. L'ordinatore esegue il bilancio generale conformemente alle presenti norme finanziarie e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. L'ordinatore è incaricato di garantirne la legittimità e la regolarità.

2. Il direttore esecutivo può delegare i poteri d'esecuzione del bilancio al personale dell'Agenzia, soggetto alla decisione (UE) 2016/1351 del Consiglio4, («statuto dell'Agenzia»), alle condizioni stabilite nelle presenti norme finanziarie. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.

3. Possono essere affidati, mediante contratto, a entità od organismi esterni compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l'esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.

4.

Il direttore esecutivo propone al comitato direttivo e pone in atto, tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all'esecuzione dei suoi compiti. L'istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un'analisi dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.

Il comitato direttivo fornisce il suo assenso alle decisioni relative alla struttura organizzativa dell'Agenzia.

Il direttore esecutivo può introdurre una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

5. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico all'Agenzia per l'esecuzione del bilancio generale per l'esercizio interessato.

6. Al trattamento dei dati personali si applica l'articolo 31 della decisione (PESC) 2015/1835.

Art. 17 Controlli ex ante

1.

Ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un'analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell'operazione.

I controlli ex ante comprendono l'avvio e la verifica di un'operazione.

L'avvio e la verifica di un'operazione sono funzioni distinte.

2. Per avvio di un'operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all'adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell'Agenzia.

3. Per verifica ex ante di un'operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall'ordinatore per verificarne gli aspetti operativi e finanziari. Per una data operazione, la verifica è effettuata da funzionari diversi da quelli che hanno avviato l'operazione.

4.

I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.

La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall'ordinatore in base a considerazioni inerenti ai rischi e all'efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l'ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

  1. a) la regolarità e la conformità della spesa e delle entrate rispetto alle disposizioni applicabili;

  2. b) l'applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all'articolo 11.

Ai fini dei controlli, l'ordinatore può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un'unica operazione.

Art. 18 Controlli ex post

1.

L'ordinatore può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.

I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

2.

I controlli ex post sono svolti da personale diverso da quello responsabile dei controlli ex ante. Il personale responsabile dei controlli ex post non è subordinato al personale responsabile dei controlli ex ante.

Il personale incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie dispone delle necessarie competenze professionali.

Art. 19 Relazioni annuali

Il direttore esecutivo rende conto annualmente al comitato direttivo dell'esercizio delle sue funzioni. A tale scopo il direttore esecutivo presenta i conti annuali dell'agenzia nel rispetto dei termini di cui all'articolo 44.

I conti annuali dell'Agenzia sono composti da diverse sezioni, tra cui:

  1. a) la relazione di attività, che descrive i principali aspetti dell'esercizio;

  2. b) gli stati finanziari;

  3. c) la relazione sull'esecuzione del bilancio.

I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale egli dichiara che i conti annuali sono stati elaborati nel rispetto dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.

I conti definitivi contengono informazioni finanziarie e di gestione, compresi i risultati dei controlli, in cui si dichiara che, salvo se diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese, il direttore esecutivo ha la ragionevole certezza che:

  1. a) le informazioni figuranti nella relazione forniscono un'immagine fedele;

  2. b) le risorse destinate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per la finalità prevista e conformemente al principio della sana gestione finanziaria;

  3. c) le procedure di controllo predisposte danno la garanzia necessaria quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La relazione di attività illustra i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che gli sono stati assegnati, i rischi associati a dette operazioni, l'impiego delle risorse messe a sua disposizione e l'efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno, compresa una valutazione globale dei costi e benefici dei controlli.

Art. 20 Stato finanziario

1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

  1. a) il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l'intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio precedente, e sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all'articolo 39;

  2. b) la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;

  3. c) la situazione di variazione dell'attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l'esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.

2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell'Agenzia.

Art. 21 Relazione sull'esecuzione del bilancio

La relazione sull'esecuzione del bilancio dell'Agenzia comprende il bilancio generale e i bilanci relativi ad attività ad hoc e risultanti da entrate supplementari; è presentata in euro. La struttura della relazione sull'esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio stesso.

Essa comprende:

  1. a) la relazione che comprende la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese;

  2. b) le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nella relazione.

Art. 22 Tutela degli interessi finanziari dell'agenzia

1. Se un membro del personale partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene che una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore gerarchico sia irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche cui lo stesso è vincolato, ne informa per iscritto il direttore esecutivo, che risponde per iscritto. In caso d'inerzia del direttore esecutivo o qualora egli confermi la decisione o l'istruzione iniziale e il membro del personale consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il membro del personale ne informa il capo dell'Agenzia.

2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri, il membro del personale informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. Il collegio dei revisori dei conti come pure qualsiasi revisore esterno che svolga gli audit finanziari dell'Agenzia informano l'ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri.

Art. 23 Contabile

1. Il comitato direttivo nomina un contabile soggetto allo statuto dell'Agenzia, che è interamente indipendente nell'esercizio delle sue funzioni in seno all'Agenzia e rende conto al comitato direttivo. Il contabile è incaricato, presso l'Agenzia, di quanto segue:

  1. a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;

  2. b) tenere la contabilità, preparare e presentare i conti conformemente al capo 6 del presente titolo e agli articoli 19, 20 e 21;

  3. c) attuare, conformemente al capo 6 del presente titolo, le norme contabili e il piano contabile;

  4. d) convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;

  5. e) provvedere alla gestione della tesoreria.

2. Il contabile ottiene dall'ordinatore tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che forniscano un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'Agenzia e dell'esecuzione del bilancio. L'ordinatore garantisce l'affidabilità di tali informazioni.

3.

Prima della loro adozione da parte del direttore esecutivo, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'Agenzia.

Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all'articolo 39 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.

L'ordinatore o i suoi delegati restano pienamente responsabili dell'utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile.

Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.

Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.

Fatto salvo il paragrafo 4, solo il contabile è abilitato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.

4. Nell'espletamento delle sue funzioni e se ciò si rivela indispensabile a tal fine conformemente alle norme finanziarie dell'Agenzia, il contabile può delegare taluni compiti a personale soggetto allo statuto dell'Agenzia.

5. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il comitato direttivo può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. In tale caso il comitato direttivo nomina un contabile provvisorio.

Art. 24 Responsabilità degli agenti finanziari

1. Gli articoli da 16 a 26 fanno salva l'eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell'Agenzia e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell'Unione o degli Stati membri.

2. Ogni ordinatore e contabile sono responsabili sotto il profilo disciplinare e patrimoniale conformemente allo statuto dei funzionari dell'Agenzia. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

3. Ogni membro del personale può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'Agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall'autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dalla legislazione vigente.

4. Per quanto concerne la responsabilità degli ordinatori, si applica l'articolo 73, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Art. 25 Conflitto d'interessi

1.

Gli agenti finanziari ai sensi del titolo III, capo 2, e le altre persone partecipanti all'esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell'Agenzia.

Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa il direttore esecutivo, che conferma per iscritto l'esistenza di un conflitto d'interessi. La persona in questione informa inoltre il proprio superiore gerarchico. Se l'agente è il direttore esecutivo, la persona deve informarne il capo dell'Agenzia.

Qualora si accerti l'esistenza di un conflitto d'interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. Il direttore esecutivo, o il capo dell'Agenzia nel caso in cui il conflitto d'interessi riguardi il direttore esecutivo, intraprendono qualsiasi altra azione appropriata.

2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un'altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il destinatario.

Art. 26 Separazione delle funzioni

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.

Capo 3. Revisione contabile interna

Art. 27 Designazione, poteri e funzioni del revisore interno

1. L'Agenzia dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

2. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile.

3.

Il revisore interno consiglia l'Agenzia riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:

  1. a) verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;

  2. b) valutare l'efficienza e l'efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio.

4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all'insieme delle attività e dei servizi dell'Agenzia. Può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l'esercizio delle sue funzioni. Il revisore interno prende conoscenza della relazione annuale di attività del direttore esecutivo e degli altri elementi d'informazione individuati.

5. Il revisore interno prepara il piano annuale di revisione contabile e lo presenta al direttore esecutivo.

6. Il revisore interno prende conoscenza della relazione dell'ordinatore a norma dell'articolo 19 e degli altri elementi d'informazione individuati.

7.

Il revisore interno presenta al direttore esecutivo una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.

Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:

se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,

se vi sono ritardi significativi nell'attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.

Il direttore esecutivo adotta le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell'attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile.

Il direttore esecutivo trasmette annualmente al comitato direttivo una relazione che contiene un riepilogo del numero e tipo di revisioni contabili interne effettuate, delle raccomandazioni formulate e del seguito dato a queste ultime. Il comitato direttivo esamina le informazioni e verifica se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.

8. L'Agenzia comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.

9. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.

Art. 28 Indipendenza del revisore interno

L'indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell'esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un'azione dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell'articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Capo 4. Operazioni di entrata e di spesa

Art. 29 Esecuzione delle entrate

1. L'esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l'accertamento dei diritti da recuperare e il recupero degli importi indebitamente versati. Essa comprende anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

2.

Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l'esecuzione forzata.

Quando l'ordinatore intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. La decisione di rinuncia specifica che sono state esplicate azioni ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell'Agenzia sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell'ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato ai conti annuali dell'Agenzia.

3. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente all'articolo 83 del regolamento delegato della Commissione (UE) n. 1268/20125.

4. I crediti dell'Agenzia nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell'Agenzia sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.

Art. 30 Contributo degli Stati membri al bilancio generale dell'agenzia

1. Determinazione dei contributi laddove è applicabile il criterio dell'RNL come segue:

  1. a) laddove è applicabile il criterio dell'RNL, la ripartizione dei contributi tra gli Stati membri cui è richiesto un contributo è determinata secondo un criterio basato sul prodotto nazionale lordo come previsto nell'articolo 41, paragrafo 2, del trattato sull'Unione europeae ai sensi della decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio6, o di qualsiasi altra decisione che la sostituisca;

  2. b) i dati per il calcolo dei contributi corrispondono a quelli della colonna «risorsa propria basata sull'RNL» della tabella «Riepilogo del finanziamento del bilancio generale per tipo di risorse proprie e per Stato membro» allegata all'ultimo bilancio dell'Unione. Il contributo di ciascuno Stato membro cui è richiesto un contributo è proporzionale alla quota dell'RNL di tale Stato membro nell'aggregato complessivo degli RNL degli Stati membri cui è richiesto un contributo.

2.

Il calendario di pagamento dei contributi è il seguente:

  1. a) i contributi destinati a finanziare il bilancio generale dell'Agenzia sono versati dagli Stati membri partecipanti in tre quote uguali, entro il 15 marzo, il 15 giugno e il 15 ottobre dell'esercizio interessato. L'Agenzia invia lettere di richiesta dei contributi agli Stati membri partecipanti almeno 60 giorni prima delle date di pagamento delle quote;

  2. b) quando è adottato un bilancio rettificativo, i contributi necessari sono versati dagli Stati membri partecipanti entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente;

  3. c) le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne;

  4. d) se il bilancio annuale non è approvato entro il 30 novembre, su richiesta di uno Stato membro l'Agenzia può emettere una richiesta individuale provvisoria di contributi per tale Stato membro, da versare entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente.

Quando il pagamento è effettuato entro il termine ed è ricevuto dall'Agenzia non più di 10 giorni oltre detto termine, all'Agenzia non è dovuto alcun interesse di cui all'articolo 29, paragrafo 3. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a 10 giorni, gli interessi di mora sono calcolati per l'intero periodo.

Art. 31 Esecuzione delle spese

1. Per eseguire le spese, l'ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l'esecuzione degli stanziamenti.

2.

Un impegno di bilancio consiste nell'operazione con la quale sono riservati gli stanziamenti necessari all'esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di impegni giuridici. Un impegno giuridico è l'atto con il quale l'ordinatore crea o constata un'obbligazione dalla quale deriva un onere. Gli impegni di bilancio e gli impegni giuridici sono adottati dallo stesso ordinatore, salvo in casi debitamente giustificati.

Gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti categorie:

  1. a) specifico: l'impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l'importo della spesa sono determinati;

  2. b) globale: l'impegno di bilancio è globale quando almeno uno degli elementi necessari a definire l'impegno come specifico rimane indeterminato;

  3. c) accantonato: l'impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese regolari di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.

Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall'atto di base o se si tratta di spese amministrative.

3.

Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

La liquidazione di una spesa è l'atto con cui l'ordinatore:

  1. a) verifica l'esistenza dei diritti del creditore;

  2. b) determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito;

  3. c) verifica l'esigibilità del credito.

L'autorizzazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile l'istruzione di pagare l'importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

4. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell'Agenzia, l'ordinatore procede a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

5.

Il primo anno del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia contiene l'autorizzazione del comitato direttivo per le spese operative del suddetto organismo per le attività a cui si riferisce, purché gli elementi definiti nel presente paragrafo siano chiaramente identificati.

Il quadro di pianificazione comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un'indicazione degli importi assegnati a ciascuna azione.

Qualsiasi modifica sostanziale del primo anno del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il quadro di pianificazione iniziale.

Il comitato direttivo può delegare all'ordinatore dell'Agenzia il potere di apportare modifiche non sostanziali al quadro di pianificazione.

Fonti e licenze